Siksi toimiston suunnittelussa akustiikka kannattaa ottaa tosissaan.

Tässä artikkelissa kerron, miten tilasuunnittelun avulla voi vähentää melua ja lisätä työrauhaa.  

Miksi toimiston akustiikalla on merkitystä?

Turun ammattikorkeakoulussa vuonna 2024 tehdyn tutkimuksen mukaan meluhäiriöt korostuvat avoimissa toimistotyypeissä. Yliopettaja Hongiston mukaan tutkimuksen tulokset osoittivat, että ääniympäristö on suuri ongelma nykytoimistoissa. Tuloksissa huomattiin kuitenkin myös, että määräyksiä parempi akustiikka paransi selvästi työskentelyviihtyvyyttä – eli melulle on tehtävissä jotain.

Toimiston akustiikka ja tilasuunnittelu ovatkin avainasemassa silloin, kun meluhaitat täytyy minimoida.  

Lue myös: tuottavuus ja työhyvinvointi syntyvät toimitiloista.

Mavenin suunnittelema akustinen sammalteos.

Mistä melu toimistossa aiheutuu?

Melu toimistossa on monen lähteen summa. Melua aiheutuu muun muassa:

• tavallisesta puheesta ja keskusteluista kollegoiden kanssa
• puheluista
• etätapaamisista avonaisessa tilassa
• tulostimista ja muista laitteista
• kahvihuone- ja käytäväkeskusteluista.

Erityisesti tavallisen puheen aiheuttama melu on haitallista. Tavallinen puhe ei ole pelkkää ääntä, vaan sen tuottama informaatio voi häiritä keskittymistä: ihmisille on luontaista kuunnella muiden ihmisten kertomia tarinoita, poimia tunteita ja tunnistaa sanoja – vaikka se ei olisikaan tarkoituksenmukaista.

Kokemukseni mukaan meluhäiriöt harvoin aiheutuvat yhdestä tietystä ongelmasta, vaan ovat monien edellä mainittujen syiden summa.

Miten diagnosoida toimiston akustiikan ongelmat?

Tilasuunnittelijalla on monta keinoa havaita toimiston akustiikan ongelmat ja meluhäiriöiden kipupisteet. Näistä keskeisimpiä ovat:

1. Havainnointi: missä melua syntyy, mihin aikaan ja missä kohdin toimistoa?
2. Käyttäjäymmärrys: millaista työtä toimistossa tehdään? Vaatiiko se keskittymistä, luovaa työtä, yhteistyötä tai asiakaspalvelua?
3. Mittaaminen: mikä on tilan kaikuisuus, miten puhe kantautuu, miten kova laite-, tausta- ja puhemelu on?

Yllä mainituilla keinoilla on mahdollista muodostaa kokonaiskuva siitä, miten toimiston akustiikkaa voi parantaa ja mistä melu koostuu.

Tilasuunnittelun periaatteet akustiikan näkökulmasta

Akustiikan näkökulmasta tilasuunnittelussa on muutama näkökulma, jotka haluan tuoda esille. Sen lähtökohtana on välttää melua vahvistavia tilaratkaisuja, jotka lisäävät äänen leviämistä tai kaikumista. Melua vahvistavat muun muassa pitkät, kovapintaiset käytävät, korkeat tilat ilman äänenvaimennusta, täysin avoimet työtilat ilman sermejä ja lasipinnat ilman pehmeitä rakenteita.

Näin varmistamme, että toimisto suunnitellaan toimitilamuutoksen yhteydessä akustiikka huomioiden:

1. Pohjaratkaisu ensin

Tilasuunnittelussa lähdemme ensin liikkeelle pohjaratkaisun suunnittelusta. Pohjaratkaisussa kiinnitämme huomiota kulkuihin, työvyöhykkeiden sijoitteluun, hiljaisiin tiloihin ja puhelinkoppeihin, yhteistyötiloihin sekä työpisteiden sijoitteluun. Vasta tämän jälkeen keskitymme akustisiin materiaaleihin ja kalusteisiin.

2. Rakenteelliset ratkaisut

Pohjaratkaisun yhteydessä estämme äänen kulkeminen tilasta toiseen rakenteellisilla äänieristyksillä, ovilla, lasiseinäratkaisuilla ja tiivistyksillä.

3. Akustiset materiaalit

Kaikumisen vaimentamiseksi kartoitamme akustiikkakattojen, akustisten seinäpaneelien, verhojen ja pehmeiden kalusteiden tarve. Myös lattiamateriaali voidaan valita siten, että sillä on ääntä vaimentavia ominaisuuksia.

4. Akustiset kalusteet

Kalusteilla ja sermeillä voi vaikuttaa meluhaittoihin. Tyypillisiä akustisia kalusteita ovat esimerkiksi:

• korkeat, ääntä vaimentavat sohvat ja nojatuolit
• akustiikkasermit
• ääntä vaimentavat väliseinäkkeet työpisteillä
• kangaspintaiset säilytyskalusteet.

Lue myös: avotoimisto työympäristönä.
Lue myös: monitilatoimisto, joka toimii arjessa. 

Esimerkki seinästä, jonka pintaan on asennettu ääntä vaimentavaa materiaalia. 

Pelisäännöt melun minimoimiseksi toimistossa

Toimiston meluhaittojen minimoimiseksi kannattaa luoda yhteiset pelisäännöt sille, missä tilassa pitää saada keskittyä ja missä voi keskustella vapaammin. Toimitilaan voi luoda selkeitä ikoneita tai vyöhykemerkintöjä, joilla kerrotaan tilan käyttötarkoituksesta.

Esimerkki pelisäännöistä:

• Tee työtä niille tarkoitetuissa paikoissa: keskittymistä vaativa työ hiljaisilla vyöhykkeillä ja puhelut puhelinkopissa.
• Lyhyet kysymykset yrityksen sisäisessä chatissa sermien yli huutelun sijaan.
• Kunnioita kollegan toivetta työskennellä hiljaisessa tilassa, älä häiritse.
• Vältä ylimääräistä, turhaa melua.
• Avotoimisto ei ole oikea paikka yhteistyölle: sovi tapaamiset kokous- tai yhteistyötiloihin.
• Pidä äänekkäät laitteet pois työpisteiden ja hiljaisten alueiden lähistöltä.

Jokaisen yrityksen kannattaa laatia toimitilan pelisäännöt omaan työkulttuuriin sopiviksi. Mavenin toimitilaprojekteissa me autamme tarvittaessa muutoksen johtamisessa ja pelisääntöjen luomisessa.

Melu toimistossa on minimoitavissa – näin parannat toimiston akustiikkaa käytännössä

Kun tilan akustiikka on suunniteltu oikein ja häiritsevä melu on minimoitu, työntekijöiden on helpompi keskittyä ja välttää keskeytyksiä. Yrityksen näkökulmasta tämä näkyy parempana työtehona ja kokonaisvaltaisesti korkeampana tuottavuutena.

Häiritseekö toimiston melu henkilöstöänne? Varaa maksuton kartoitus – saat selkeän suunnitelman, miten akustiikkaa kannattaa parantaa.

Artikkeli Toimiston akustiikka: opas melun vähentämiseen ja työrauhan lisäämiseen julkaistiin ensimmäisen kerran Maven Oy.

Miten toimitilat vaikuttavat työhyvinvointiin ja tuottavuuteen?

Tilasuunnittelijana on helppo olla sitä mieltä, että toimitilalla on merkitystä, mutta sen todentaa myös tutkimusnäyttö. Työterveyslaitoksen mukaan:

• jopa 60–70 % toimistotyöntekijöistä kokee tuki- ja liikuntaelinvaivoja työuransa aikana
• työrauha- ja meluongelmat ovat yleisimpiä avotoimistoon liittyviä työympäristöongelmia
• työympäristöllä on vaikutuksia hyvinvointiin ja työssä suoriutumiseen sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä.

Tutkimusta on tehty myös Yhdysvalloissa. Gloria Mark Kalifornian yliopistosta on tutkinut työnaikaista häiriintymistä ja havainnut, että keskittymisen palauttamiseen kuluu keskimäärin yli 23 minuuttia keskeytyksen jälkeen. Tutkimuksessa tunnistettiin sekä ulkoiset keskeytykset (puhelin, kollega tai sähköposti-ilmoitus), että sisäiset keskeytykset, joissa henkilö itse siirtyy toiseen tehtävään.

Toimitiloilla on nämä näkökulmat huomioon ottaen merkittävä vaikutus siihen, miten tuottava henkilöstö on.

Mikä vaikuttaa työhyvinvointiin?

Kuten edellä todettua, ergonomia toimistotyössä, meluongelmat ja yleinen työympäristön viihtyvyys vaikuttavat työhyvinvointiin ja tuottavuuteen. Fyysisen ergonomian lisäksi on alettu puhua myös kognitiivisesta ergonomiasta, eli siitä, miten paljon työympäristö vaikuttaa aivoihin.

Käytännössä kognitiivinen ergonomia toimistossa tarkoittaa:

1. visuaalista siisteyttä: liiallinen sälä ja sekavuus kuormittaa
2. löydettävyyttä ja loogisuutta: kun ei tarvitse arvailla, missä voi tehdä töitä tai osallistua Teams-palaveriin, aivot eivät kuormitu
3. hiljaisia työalueita: aivot eivät voi olla reagoimatta puheeseen avonaisissa työtiloissa.

Silloin, kun työntekijän aivokapasiteetti ei kärsi turhasta, myös tuottavuus paranee. Yrityksen johto ei voi voi odottaa maksimaalista työtehoa silloin, jos toimitilat aiheuttavat kuormitusta.

Suunnittelijana törmään toimitilaprojekteissa useisiin konkreettisiin haasteisiin työhyvinvoinnin näkökulmasta:

1. akustiikkaratkaisujen puute, joka aiheuttaa meluhäiriötä ja aiheuttaa keskeytyksiä työntekoon
2. ahtaat tai epäkäytännölliset tilat turhauttavat henkilöstöä
3. huono valaistus väsyttää
4. toimitiloja tai kalusteita on päivitetty viimeksi kymmeniä vuosia sitten, jonka vuoksi työntekijät eivät koe arvostusta.

Jos henkilöstö ei viihdy toimitiloissa, myös tuottavuus laskee.

Tilasuunnittelun keinot työhyvinvoinnin ja tuottavuuden tueksi

Tilasuunnittelun avulla voidaan vaikuttaa työhyvinvointiin ja sitä kautta tuottavuuteen. Hyvinvoiva henkilöstö tarvitsee toimitilat, jotka vastaavat työn tekemisen tapoihin – ei siihen, miten heidän kuvitellaan työskentelevän. Tämä tarkoittaa tyypillisesti sitä, että hyvinvointia tukeakseen yritysten kannattaa selvittää, miten eri tiimit ja roolit työskentelevät.

Onko tarvetta:

• keskittymistä vaativille tiloille
• rennommille kokous- ja yhteistyötiloille
• yksittäisille toimistohuoneille vai avoimelle toimistotilalle?

Kun toimitilat vastaavat todellisen arjen tilatarpeeseen, henkilöstö ei kuormitu työympäristöstä.

Työhyvinvointi ei synny pingispöydästä, vaan toimivista toimitiloista

Jos mennään sieltä, mistä aita on matalin, hankitaan toimitiloihin viherseinä, pingispöytä ja hierontatuoli. Mikään näistä ei ole huono vaihtoehto, mutta jos tila muuten kuormittaa, nämä panostukset toimivat vain laastareina.

Kaiken keskiössä on henkilöstön huomioiva tilasuunnittelu: toimiva pohjaratkaisu, laadukas sisustussuunnittelu sekä ergonomiset kalusteet. Näiden lisäksi – ei päälle liimattuna, vaan oikein suunniteltuna – voi panostaa myös muihin hyvinvointia lisääviin elementteihin.

Se, mitä kannattaa tehdä, on sijoittaa nämä hyvinvointia lisäävät elementit oikeisiin paikkoihin:

• sijoita viherkasvit tai -seinä alueille, joissa kävellään tai vietetään luontevasti aikaa (taukotila, kokoustila, kävelyreitit, sisääntulot)
• käytä kasvillisuutta myös äänimaailman pehmentämiseen, ei pelkästään sisustuselementtinä
• sijoita hierontatuolit ja vastaavat kävelyreiteille, joissa niihin tulee pysähdyttyä luontevasti, mutta huomioi suojaseinäke antamaan yksityisyyttä
• sijoita mahdolliset pelikoneet ja pingispöydät alueille, missä ne eivät kuormita melullaan muita.

Eken toimistotiloihin suunnittelimme viihtyisän taukotilan viherkasvielementein.

Työhyvinvointi ja ergonomia

Olen käsitellyt työhyvinvointia ja ergonomiaa laajemmin ergonomia toimistotyössä -artikkelissani, mutta todettakoon, että työergonomiasta säädetään työturvallisuuslaissa. On työnantajan velvollisuus huolehtia, että työntekijöillä on asianmukaiset työvälineet ja tilat, joissa huomioidaan työn luonne.

Käytännössä tämä tarkoittaa, paitsi ergonomista työpistettä, myös sitä, että tilassa on luontevasti tarjolla erilaisia työskentelyasentoja: istuen, seisten, epämuodollisemmin. Ergonomisesti suunnitellussa toimitilassa kulkureitit ja tilojen sijoittelu kannustavat liikkumaan päivän aikana ilman erillistä muistutusta.

Miksi toimitiloihin kannattaa panostaa työhyvinvoinnin ja tuottavuuden näkökulmasta?

Toimitilaan panostaminen voi tuntua kalliilta menoerältä, kunnes sitä vertaa siihen, millaisia hyötyjä sillä saadaan aikaan. Jo muutaman prosentin parannus tuottavuudessa voi tarkoittaa yritykselle merkittävää taloudellista hyötyä. Siksi toimitiloihin panostaminen ei ole pelkkä kuluerä, vaan investointi. Toimitilojen kustannukset ovat kokonaisbudjeteissa verrattain pieni osuus, jolloin suhteellisen pieni panostus toimitilaan voi tuottaa merkittävää hyötyä, jos se kasvattaa henkilöstön tuottavuutta edes muutamalla prosentilla.

Savills UK:n laajan työntekijätutkimuksen mukaan 65 prosenttia vastaajista nimittäin uskoi, että ihanteellinen toimisto lisäisi heidän tuottavuuttaan. Tämä luku kertoo, että merkittävällä osalla henkilöstöä on käyttämätöntä potentiaalia, joka aiheutuu epäsopivista toimitiloista.

Tuottavuus paranee hyvin suunnitelluilla toimitiloilla: ei sen vuoksi, että työntekijät tekevät enemmän tunteja, vaan siksi että samat tunnit tuottavat enemmän.

Muistilista toimitilan suunnitteluun työhyvinvoinnin ja tuottavuuden näkökulmasta

1. Kuuntele henkilöstöä, koska heillä on paras tieto tilan tarpeesta
2. Huolehdi ergonomiasta ja mahdollisuudesta tehdä töitä eri tavoin
3. Kiinnitä huomiota taukotilojen viihtyvyyteen ja palauttavuuteen
4. Minimoi melu- ja keskeytyshäiriöt

Haluatko ymmärtää, miten toimitilanne vaikuttavat työhyvinvointiin ja tuottavuuteen? Varaa maksuton kartoitus – saat selkeän näkemyksen siitä, mitkä muutokset tuovat suurimman hyödyn.

Artikkeli Työhyvinvointi ja tuottavuus syntyvät työtiloista julkaistiin ensimmäisen kerran Maven Oy.

Usein muutoksen taustalla on tarve parantaa tilatehokkuutta, tukea hybridityötä tai lisätä työympäristön viihtyisyyttä. Toimitilamuutoksessa huomioidaan tilankäyttö, työympäristön toimivuus ja henkilöstön arki.

Se voi sisältää esimerkiksi:

• tilojen uudelleenjärjestelyä
• työpisteiden ja toimintojen uudelleenmäärittelyä
• kalusteiden ja materiaalien päivittämistä
• tilojen käyttötarkoituksen muutoksia.

Koska toimitilamuutos vaikuttaa myös ihmisiin ja toimintatapoihin, on tärkeää huomioida muutosjohtamisen perusasiat, kuten henkilöstön osallistaminen ja selkeä viestintä.

Tässä artikkelissa käyn kattavasti läpi, mitä toimitilamuutoksessa kannattaa huomioida, jotta lopputulos toimii arjessa.

Milloin toimitilamuutos on ajankohtainen?

Toimitilamuutoksen tarve lähtee yleensä liikkeelle ongelmasta. Organisaatiossa on ehkä havaittu seuraavia ongelmia:

• neliöiden riittämättömyys
• liian suuri määrä neliöitä
• hukkatilan kasvanut määrä
• työtilojen soveltumattomuus työn tekemiseen.

Edellä mainittujen lisäksi on tyypillistä, että hybridityön lisääntyminen on aiheuttanut väistämättömiä muutoksia organisaation toimitilojen käyttöön. Tänä päivänä toimiston kanssa kilpailevat myös henkilöstön kotitoimistot: kuinka saada toimitiloista niin viihtyisät, että ne houkuttelevat työntekijöitä lähitöihin?

Toimitilamuutos kannattaa aina suunnitella yrityksen tarpeista käsin. Toisinaan on tarpeellista tehdä kokonaisvaltainen remontti ja uusia kaikki lattiasta kalusteisiin. Toisinaan riittää kevyemmät kalustemuutokset.

Miten henkilöstö osallistetaan toimitilamuutokseen?

Meillä Mavenilla on pitkä kokemus toimitilamuutoksista, joissa osallistavalla työympäristökehityksellä ja muutosjohtamisella on saatu aikaan onnistuneita lopputuloksia.

Onnistuneiden toimitilamuutosten lähtökohta on aina henkilöstön mukaan ottaminen. Se onnistuu parhaiten yhteisellä ymmärryksellä tilan tarpeesta, hyvästä viestinnästä ja henkilöstön sitouttamisesta muutokseen.

Toimitilamuutoksen tausta ja syyt kannattaa viestiä avoimesti: tarkoitus ei ole heikentää työoloja, vaan suhteuttaa toimitilat todelliseen tarpeeseen – oli tarve neliömäärän kasvattaminen tai pienentäminen, työpistejärjestelyiden tai sijainnin muutos. Avoimuus vähentää muutosvastarintaa ja helpottaa toimitilamuutosta.

Keskeistä on:

• rakentaa henkilöstökyselyiden ja yhteisten työpajojen avulla yhteinen näkemys tilojen käytöstä ja niiden roolista työarjessa
• saada todellinen käsitys siitä, millaista työtä tiloissa on tarvetta tehdä
• viestiä muutoksista ja aikatauluista avoimesti ja säännöllisesti
• tukea esihenkilöitä muutoksen läpiviennissä ja pelisääntöjen luomisessa.

Työntekijät ovat arkensa parhaita asiantuntijoita. Mikäli henkilöstö unohdetaan, toimitilamuutos aiheuttaa pahimmillaan työmotivaation laskua ja tyytymättömyyttä.

Toimitilamuutos mahdollistaa kustannussäästöt

Toimitilamuutos ei aina tarkoita sitä, että neliömäärää pienennetään ja siirretään työntekijät uuteen ahtaampaan tilaan. Se voi tarkoittaa esimerkiksi turhien neliöiden tunnistamista, tilojen uudelleenjärjestelyä tai kulkureittien ja työpisteiden laadun parantamista. Yrityksen kasvaessa toimitilamuutos voi merkitä muuttoa myös suurempiin toimitiloihin.

Suurin yksittäinen kustannussäästö syntyy mitoittamalla toimitilat työn tekemisen tarpeisiin. Ilman kunnollista tilatarvekartoitusta ja tilojen suunnittelua toimitilapäätökset perustuvat oletuksiin.

Mututuntumalla tehty toimitilamuutos voi johtaa:

• kalliisiin muutoksiin jälkikäteen
• väärään tilakokoon
• henkilöstön tyytymättömyyteen.

Erinomainen esimerkki kustannussäästöistä on Sipoon kunnalle tekemämme tilatarvekartoitus ja tilankäyttösuunnittelu, jossa tavoitteena oli omien työtilojen tehostaminen. Osallistava työskentelytapa toi henkilöstön näkemykset aidosti osaksi suunnittelua ja saimme aikaan ratkaisun, joka tukee sekä työn sujuvuutta että kuntatalouden tasapainottamista.

Tutustu lisää Sipoon projektiin.

Muuttaa vai muokata?

Toimitilamuutos voidaan tehdä yrityksen olemassa oleviin tiloihin tai kokonaan uusiin toimitiloihin. Äkkiseltään ajateltuna nykyisten toimitilojen muokkaaminen tuntuu edullisemmalta vaihtoehdolta, mutta asia ei ole niin mustavalkoinen: laajat muutostyöt vanhassa toimitilassa voivat olla kustannuksiltaan suuremmat, kuin uuden, toimivamman tilan pienet muutokset.

Nykyisen tilan muokkaaminen kannattaa, jos:

• sijainti on henkilöstölle ja liiketoiminnalle strategisesti tärkeä
• tila on pohjaratkaisultaan muunneltavissa eikä vaadi suuria rakenteellisia muutoksia, tai rakenteelliset muutokset on mahdollista tehdä
• muutos on enemmän toimintatapoihin kuin neliöihin liittyvä.

Uuteen tilaan muuttaminen kannattaa, jos:

• nykyinen tila ei taivu tarvittaviin muutoksiin tai sijainti on huono
• henkilöstömäärä on muuttunut merkittävästi ja nykyinen tila on joko merkittävästi liian suuri tai liian pieni
• yritys haluaa viestiä muutoksesta myös ulospäin: uusi tila on signaali uudesta suunnasta.

Mitä toimitilamuutos maksaa ja mikä vaikuttaa kustannuksiin?

Toimitilamuutoksen kustannukset vaihtelevat projektin laajuuden, lähtötilanteen ja tavoitetason mukaan. Kyse voi olla kevyistä kalustemuutoksista tai koko tilan uudistamisesta.

Toimitilan lähtötilanne on yksi keskeisimmistä budjettiin vaikuttavista tekijöistä. Valmis, hyväkuntoinen tila vaatii vähemmän budjettia, kuin suuret rakenteelliset muutokset tai peruskorjaus tyhjästä. Myös projektin aikataululla on merkitystä: kiireellä tehdyt ratkaisut ja viime hetken muutokset nostavat hintaa.

Toimitilamuutoksen kustannuksiin vaikuttavat asiat

1. Toimitilan suunnittelu ja konseptointi
Suunnittelu ja konseptointi sisältävät tyypillisesti tilatarveselvityksen, pohjaratkaisut, sisustussuunnitelman ja mahdollisen visuaalisen tilakonseptoinnin. Pohjaratkaisu koostuu tilojen sijoittelusta, toiminnoista, kulkureiteistä ja tilamääristä.

Toimitilan sisustussuunnittelutyöhön ja pohjaratkaisuun vaikuttavat myös valittu tilamuoto: suunnitellaanko työympäristöksi avokonttori, monitilatoimisto vai jotain muuta?

2. Rakentaminen ja pintatyöt
Rakentamisen ja pintatöiden kustannuksiin vaikuttaa muutosten määrä: onko kyse pintaremontista vai rakenteellisista muutoksista? Kustannukset voivat koostua väliseinien rakentamisesta, uusien tilaratkaisujen luomisesta, lattiamateriaalin muutoksesta ja maalaustöistä.

3. Kalusteet ja toimitilan varustelut
Kustannusten määrään vaikuttaa, uusitaanko kaikki kalusteet vai hyödynnetäänkö olemassa olevaa. Ergonomiset työpisteet, akustiikka, kokoushuonekalusteet, säilytys- ja sisustusratkaisut sekä yhteistilojen kalusteet muodostavat merkittävän osan kokonaisbudjetista. Oikein suunniteltuna kalusteet ovat muuntojoustavia ja kalustetoimitus varmistaa, että kalusteet tukevat toiminnallisuutta ja sopivat budjettiin.

Lue myös: ergonomia toimistotyössä.

4. Talotekniikka (valaistus, sähkö, AV)
Valaistussuunnittelu, sähköistyksen muutokset ja kokoustilojen AV-laitteet muodostavat oman kustannuseränsä. Erityisesti AV-teknologia kannattaa suunnitella tilaan alusta asti ja huomioida muun muassa hybridikokousten tarve.

5. Projektinhallinta ja muutosjohtaminen
Projektinhallinnan kustannukset kattavat aikataulutuksen, urakoitsijoiden koordinoinnin, hankinnat ja laadunvalvonnan. Ammattimaisesti johdettu projekti pysyy aikataulussa ja budjetissa, sekä säästää ennen kaikkea tilaajan aikaa.

Yksi aliarvioiduimmista kustannustekijöistä on niin ikään henkilöstön tyytyväisyys muutokseen. Epäselvyydet ja sopeutumisvaihe syövät tuottavuutta pitkään, jos toimitilamuutosta ei johdeta hyvin.

Suuntaa antavat kustannustasot

• Kevyt päivitys: 100–300 €/m²
• Keskisuuri muutos: 300–700 €/m²
• Laaja uudistus: 700–1500+ €/m²

Tarkka kustannus riippuu kohteesta, mutta keskeistä on suhteuttaa investointi tilatehokkuuteen, työn sujuvuuteen ja viihtyvyyteen.

Missä kannattaa säästää ja missä ei?

Toimitilamuutoksessa huomioidaan aina käytössä oleva budjetti. Hyvällä suunnittelulla voidaan optimoida säästöt oikeissa paikoissa ja panostaa ratkaisuihin, joilla on henkilöstön hyvinvoinnin näkökulmasta enemmän merkitystä.

Toimitilamuutoksessa kannattaa optimoida:

• tilatehokkuus ja neliömäärä: miten paljon tilaa oikeasti tarvitsette
• kalusteiden monikäyttöisyys: muuntojoustavat ja siirreltävät kalusteet säästävät rahaa
• tilojen käyttöaste: älä maksa turhista neliöistä, vaan selvitä, mitkä tilat ovat oikeasti käytössä.

Toimitilamuutoksessa ei kannata säästää:

• suunnittelussa: ammattilaisen avulla vältätte kalliit suunnittelumokat
• akustiikassa ja valaistuksessa: meluisa ja huonosti valaistu toimitila heikentää henkilöstönne työhyvinvointia
• ergonomiassa: työntekijälähtöisesti suunnitellut kalusteratkaisut ja työpisteet vähentävät työ- ja liikuntaelinvaivoja.

Paras säästö syntyy hyvästä suunnittelusta. Kokemukseni mukaan kalleimmat virheet syntyvät siitä, että jokin asia joudutaan tekemään uudelleen. Huono pohjaratkaisu, unohdettu teknologia tai sitoutumaton henkilöstö maksavat moninkertaisesti enemmän kuin se, mistä alun perin yritettiin säästää.

Kuinka kauan toimitilamuutosprojekti kestää?

Aikatauluun vaikuttavat erityisesti suunnitteluvaiheen laajuus, päätöksenteon nopeus sekä toteutuksen tekninen vaativuus.

Tilamuutoksen kesto tyypillisesti:

• kevyt toimitilamuutos: noin 2–6 viikkoa
• keskisuuri muutos: noin 1–3 kuukautta
• laaja toimitilamuutos: noin 3–6 kuukautta tai enemmän.

Hyvin suunniteltu ja realistisesti aikataulutettu projekti etenee sujuvasti ja vähentää häiriöitä arjessa.

Toimitilamuutos vaihe vaiheelta

Tyypillisesti toimitilamuutos etenee seuraavasti:

• nykytilan kartoitus
• tilatarpeen määrittely
• tilakonseptin luominen
• suunnittelu
• toteutus
• käyttöönotto.

Onnistunut muutos vaatii timanttisia projektinhallintataitoja

Pelkkä tilasuunnitelma harvoin riittää, vaan koko muutosprosessi on johdettava toteutukseen asti. Projektissa on huolehdittava rakentamisen aikatauluista ja budjetin pitävyydestä. Muutoksesta vastaavan on toimittava yhteyshenkilönä suunnittelun ja urakoitsijoiden välillä – henkilökuntaa unohtamatta.

Näin varmistat, että toimitilamuutoksen aikataulu pitää:

• rakenna selkeä projektiaikataulu
• huolehdi, että tilamuutoksen vaiheet etenevät oikeassa järjestyksessä ja oikeaan aikaan
• seuraa kustannuksia ja pidä budjetti raameissa
• pidä säännöllisesti yhteyttä suunnittelun, urakoitsijoiden ja asiakkaan välillä
• varmista, että toteutus vastaa suunnitelmia ja työn laatu pysyy korkealla.

Uudet tilat onnistuvat vain, jos ihmiset kokevat ne omikseen ja työt sujuvat suunnitellusti.
Mavenin asiantuntijoilta saat tilasuunnittelun lisäksi projektin kokonaisvaltaisen hallinnan, joka säästää aikaa, vaivaa ja vähentää riskejä. Lopputuloksena on laadukas työtila aikataulussa ja budjetissa. Kannamme vastuun ja tuemme päätöksenteossa koko projektin ajan.

Miten mitata toimitilamuutoksen onnistumista?

Toimitilamuutoksen onnistumisen analysointi onnistuu parhaiten silloin, kun saatavilla on dataa ajasta ennen toimitilamuutosta. Konkreettisimmat mittarit toimitilamuutoksessa ovat: tilojen käyttöaste, henkilöstön tyytyväisyys, tuottavuuden lisääntyminen, sekä meluhäiriöiden vähentyminen toimitilatilassa.

Ennen tilamuutosta kannattaa selvittää:

1. tilojen käyttöaste varausjärjestelmien ja käyttöseurannan avulla
2. henkilöstön tyytyväisyys tiloihin henkilöstökyselyllä.

Toimitilamuutoksen jälkeen kysely tai selvitys kannattaa uusia. Lyhyt kysely muutama kuukausi muutoksen jälkeen kertoo, kokevatko työntekijät uusien tilojen tukevan työntekoa, onko työnimu parantunut ja onko aiemmissa toimitiloissa esiintyneet ongelmat korjaantuneet.

Tilasuunnittelun ammattilainen auttaa rakentamaan mittariston jo projektin alkuvaiheessa, jolloin onnistuminen voidaan osoittaa konkreettisesti.

Miten valita oikea kumppani toimitilamuutokseen?

Toimitilamuutos on tärkeä, mutta harvoin toistuva projekti. Muutoksessa tehtyjen ratkaisujen pitää kestää aikaa ja muuntua yrityksen muuttuviin tarpeisiin.

Kun valitset kumppania tilamuutokseen, varmista että kumppani:

• ymmärtää liiketoimintaasi ja yrityksenne tapoja tehdä töitä
• kattaa koko toimitilamuutoksen prosessin tilatarvekartoituksesta kalusteiden hankintaan
• on tehnyt vastaavia toimitilamuutoksia onnistuneesti.

Tutustu Mavenin referensseihin.

Suunnitteletteko toimitilamuutosta? Varaa maksuton alkukartoitus. Saat selkeän näkemyksen kustannuksista, aikataulusta ja tilatarpeesta.

Artikkeli Toimitilamuutos onnistuu tilasuunnittelijan vinkeillä julkaistiin ensimmäisen kerran Maven Oy.

Mikä on monitilatoimisto?

Monitilatoimisto on saanut alkunsa hollantilaisen konsultin, Erik Veldhoen, ajatuksista. Hän kehitti Activity-based working eli ABW‑mallin, pohjautuen amerikkalaisen arkkitehdin Robert Luchetti tutkimustyöhön ”activity settings” ‑mallista: työpaikan eri tilat palvelevat eri työpäivän toimintoja. ABW-malli ja monitilatoimisto ovat työympäristöajattelua, jonka keskiössä on erilaisiin työtehtäviin soveltuvia tiloja – ei yhtä ja samaa työpistettä kaikille.

Monitilatoimisto vs. avotoimisto – keskeiset erot

Monitilatoimisto eroaa avotoimistosta siten, että avotoimistossa kaikki on yhtä suurta tilaa, ja ainoastaan kokouksille sekä taukotiloille on omat erilliset alueensa.

Avotoimistossa on tavallisesti ennalta sovitut työpisteet, ja monitilatoimistossa työpistettä voi vaihtaa työn tekemisen mukaan.

Tutkimusten mukaan jopa noin 60–70 % avotoimistoissa työskentelevistä kokee melun häiritsevänä. Sen vuoksi yrityksen kannattaa panostaa joko hyvään avotoimiston suunnitteluun, tai monitilatoimistoon.

Lue lisää: avotoimisto työympäristönä.

Muuntojoustava toimisto vastaa nykypäivän pirstaleisiin työpäiviin

Työntekemisen kulttuuri ei ole enää samankaltainen kuin ennen. Monimuotoisen työnteon lisääntyminen oli nähtävillä jo ennen COVID-19-pandemiaa, mutta maailmanlaajuinen etätyöpakko lisäsi hybridityötä merkittävästi. Toisaalta tänä päivänä on nähtävissä vahvoja signaaleja myös henkilökunnan paluusta toimistoille. Kulkipa yrityksen tapa toimia kumpaan suuntaan tahansa, muuntojoustava monitilatoimisto on moderni tilaratkaisu.  

Organisaatioiden työarki on pirstaleista: yhteen työpäivään voi mahtua Teams-tapaamisia, keskittymistä vaativaa työtä, ideointia kollegoiden kanssa tai hybridikokouksia. Ideaalitilanteessa organisaation toimitila mahdollistaa kaiken tämän – ja ennen kaikkea siten, että henkilöstö viihtyy työpaikalla ja voi keskittyä työn tuottavuuteen.

Voltmenin toimistosta suunniteltiin muuntojoustava monitilatoimisto, jossa yhdistettiin toimiva avotoimisto ja pienemmät keskittymishuoneet, sekä yhteistyön mahdollistavia alueita.

Monitilatoimiston hyödyt ja haasteet

Monitilatoimistoissa korostuu yhteistyö ja yhteisöllisyyden kulttuuri. Hybridityö mahdollistaa työn tekemisen kotona, ja toimistolle tullaan tekemään tiimityötä ja tapaamaan kollegoita. Siksi myös tauko- ja yhteistyötilojen suunnitteluun kannattaa panostaa.

Jos taas monitilatoimistoa ei ole suunniteltu työnteon tarpeita huomioiden, voi se aiheuttaa meluhäiriöitä tai olla toiminnallisuuksiltaan epäsopiva.

Monitilatoimiston hyödyt:

• tilatehokkuus
• työn sujuvuus
• yhteistyön tekeminen.

Monitilatoimiston haasteet:

• melu
• käyttöönotto
• tilojen väärä käyttö.

Miten tarve määritellään ennen mittanauhaa?

Yrityksen aito tilantarve kannattaa määrittää ennen kalusteratkaisujen pohtimista tai seinien mittaamista. Olen kirjoittanut kattavan artikkelin toimitilojen tilantarpeen mittaamisesta, mutta nostan tähän muutaman tärkeän huomion.

Pohdi:

• Kuinka moni työntekijä on todellisuudessa toimistolla yhtä aikaa?
• Millaista työtä toimistolla tehdään: kokouksia, puheluita, tiimityötä, työpajoja, hiljaisuutta vaativaa työtä?
• Mitä tiloja käytetään eniten ja mitkä jäävät tyhjiksi?
• Voisiko sama tila palvella useampaa käyttötarkoitusta?
• Tarvitsetteko enemmän neliöitä vai parempaa suunnittelua?

Hyödynnä pohdintojen tueksi dataa toimiston ja tilojen käyttöasteista, sekä ota huomioon henkilöstön kokemuksia tilojen soveltuvuudesta työntekoon.

Kun todellinen tarve on määritelty, on helpompi ryhtyä suunnittelemaan tilojen toiminnallisuuksia sekä yksityiskohtaisempia tiloja.

Kuinka suuri monitilatoimisto tarvitaan?

Tilantarve ei määräydy pelkän henkilöstömäärän perusteella, vaan sen mukaan, kuinka moni on samaan aikaan toimistolla ja millaista työtä siellä tehdään.

Suuntaa antavat luvut:

• perinteinen toimisto: 15–25 m² / työntekijä
• monitilatoimisto: 7–15 m² / työntekijä
• hybridityöympäristö: 5–10 m² / työntekijät.

Jos yrityksessä on esimerkiksi 50 työntekijää:

• perinteisessä mallissa tilaa tarvitaan noin 900–1 200 m²
• monitilatoimistossa usein 350–600 m² riittää.

Monitilatoimiston tilatyypit ja niiden käyttötarkoitukset

Monitilatoimiston tilatyypit kannattaa suunnitella organisaation tarpeen mukaan. Alla esimerkkejä siitä, millaisia tiloja monitilatoimistossa voi olla.

1. Hiljaiset vyöhykkeet
   Keskittymistä vaativan työhön: ei puheluja tai keskusteluja.
2. Yhteistyöalueet
   Ideointiin, työpajoihin, nopeat sparraukseen.
3. Vetäytymistilat ja puhelinkopit
   Yksittäisiin Teams-tapaamisiin, etäkoulutuksen järjestämiseen tai puheluiden puhumiseen.
4. Hybridikokoustilat
   Kokoustilat, jotka soveltuvat sekä etäkokouksiin että lähitapaamisiin.
5. Sosiaaliset tilat
   Taukotilat, jotka houkuttelevat tauolle ja sosiaaliseen kanssakäymiseen kollegoiden kanssa.

Miten suunnitella toimitilasta muuntojoustava siten, että tila elää työn mukana?

Erilaisten työtilojen lisäksi on yhtä tärkeää suunnitella toimitilasta muuntautumiskykyinen. Yrityksen toimitilat eivät ole staattisia, vaan elävät yrityksen kasvun, henkilöstömuutosten ja liiketoiminnan kehittyessä.

Muuntojoustavan tilan keskiössä ovat modulaariset kalusteratkaisut ja rakenteet. Hyödynnä tilasuunnittelussa seuraavia:

• U- tai L-muotoon yhdistettävät, pyörillä liikkuvat pöydät
• neutraalit sähkö- ja valaistusratkaisut, jotka sopivat eri tilanteisiin
• liikuteltavat näyttö- ja ideointiseinät
• säilytysmoduulit, jotka toimivat myös tilanjakajina
• istuintyynyt, rahit ja seisomatasot, joilla voi työskennellä missä vain.

Ennen kaikkea muista: aikaa kestävä ja muuntojoustava monitilatoimisto ei synny ripottelemalla tilaan siirreltäviä kalusteita, vaan rakentamalla kokonaisuus, joka perustuu dataan, todellisiin käyttötarpeisiin ja selkeään suunnitelmaan.

Muuntojoustavassa toimitilassa kokouspöydistä saa tarvittaessa yksittäisiä työpisteitä tai pienempiä ryhmätyötä vaativia tiloja.

Lue myös: toimitilamuutos tilasuunnittelijan vinkein.

Mitä monitilatoimisto maksaa?

Monitilatoimiston kustannus vaihtelee lähtötilanteen mukaan, mutta suuntaa antavasti voidaan puhua seuraavista tasoista:

• kevyt muutos (kalustus ja pienet päivitykset): 200–500 €/m²
• keskitason toteutus (pinnat ja kalusteet): 500–1 000 €/m²
• laajempi uudistus (rakenteet ja talotekniikka): 1 000–2 000 €/m²

Mistä kustannus koostuu?

Kokonaisuus jakautuu yleensä neljään osaan:

• suunnittelu (5–15 %): lähtötilanteen kartoitus ja tilaratkaisun suunnittelu
• rakentaminen (30–50 %): väliseinät, pinnat ja akustiikka
• kalusteet (20–40 %): työpisteet, säilytys ja yhteiset tilat
• teknologia (10–20 %): kokoustekniikka ja varausjärjestelmät.

Monitilatoimiston suunnittelun tyypillisimmät virheet

Tilasuunnittelijana olen havainnut muutamia usein toistuvia virheitä, jotka eivät tue monitilatoimiston parasta mahdollista käyttöä.

1. Suunnittelu on tehty vanhalla logiikalla: jokaisella työntekijällä on oma kiinteä työpisteensä, eikä muita yhteistyötiloja hyödynnetä arjessa ollenkaan.
2. Akustiikka on jätetty puolitiehen: pintamateriaalit valitaan ulkonäön perusteella, eikä kiinnitetä huomiota niiden akustisiin ominaisuuksiin ja mahdollisuuksiin.
3. Liian vähän hiljaisia tiloja: avotiloihin panostetaan, mutta hiljaisia tiloja on liian vähän. Työntekijät siirtyvät kokoustiloihin työskentelemään ja edesauttavat tilojen tehotonta käyttöä.

Tutustu tilasuunnittelupalveluihimme, joilla vältät suunnitteluvirheet.

Muuntojoustavuus kustannusten näkökulmasta

Muuntojoustava monitilatoimisto ei automaattisesti ole kalliimpi kuin perinteinen toimisto, vaan investoinnit suuntautuvat seinien sijaan toimintoihin: vähemmän neliöitä, mutta enemmän laadukkaita tilaratkaisuja sinne, missä niitä oikeasti tarvitaan.

Muuntojoustavan toimiston säästökohteet:

• kiinteiden työpisteiden määrä: monitilatoimistossa jokaisella työntekijällä ei ole omaa työpistettä
• neliömäärä kokonaisuudessaan: hyvin suunniteltu pienempi tila toimii paremmin kuin suuri ja väljä
• kalusteiden monikäyttöisyys: kokouspöytä voi toimia myös työpisteenä.

Muuntojoustavassa toimistossa kannattaa panostaa:

• akustiikkaan: monitilatoimiston yleisin haaste on meluhäiriö, jonka vuoksi akustiikkaratkaisut kannattaa suunnitella huolella
• kalusteiden laatuun ja muunneltavuuteen: tilojen pitää mukautua erilaiseen käyttöön
• teknologiaan: varausjärjestelmät ja AV-laitteet ovat monitilatoimiston selkäranka
• pelisääntöihin: monitilatoimisto vaatii yhteisiä sääntöjä ja sitoutumista oikeanlaiseen tilan käyttöön.

Varaa maksuton 30 min tilakartoitus. Saat arvion tilatarpeesta ja suuntaviivat suunnitteluun.

Artikkeli Monitilatoimiston opas: mitä se on ja miten se suunnitellaan oikein? julkaistiin ensimmäisen kerran Maven Oy.

Työterveyslaitoksen mukaan jopa 60–70 % toimistotyöntekijöistä kokee tuki- ja liikuntaelinvaivoja työuransa aikana. Siksi ei ole yhdentekevää, miten toimisto suunnitellaan ja miten ergonomia toimistotyössä huomioidaan. Tässä blogissa käsittelen ergonomiaa yksittäistä työpistettä laajempana kokonaisuutena.

Ergonomia ja työhyvinvointi ovat enemmän kuin säädettävät kalusteet

Työympäristön ergonomia on keskeinen hyvinvointitekijä. Hyvä ergonomia on yksi kustannustehokkaimmista tavoista parantaa työpäivän laatua. Ergonomiasta puhuttaessa keskitytään kuitenkin usein pelkkiin toimistokalusteisiin: kun työntekijälle on hankittu säädettävä pöytä ja tuoli, oletetaan asioiden olevan kunnossa. Ergonomiset kalusteet eivät kuitenkaan auta, jos tila itsessään kuormittaa. Siksi ergonomia on kalusteita laajempi käsite, ja sen merkitys hyvinvointiin on merkittävä.

Toimistossa tehtävä työ on tyypillisesti kevyttä, mutta staattista. Työpöydän ääressä saatetaan istua pitkään paikallaan ja taukoja pidetään harvoin. Sen vuoksi työhyvinvointia heikentävät seikat johtuvat pääosin kehon yksipuolisesta liikkeestä, huonosta ergonomiasta työpisteellä ja työtilan huonosta suunnittelusta.

Istumatyön haitat korostuvat toimistotyössä

Istumatyön haitat ovat ilmeisiä – näin todettiin myös Työterveyslaitoksen tutkimuksessa: Liiallisen istumisen aiheuttamat terveyshaitat ovat tutkimusnäytön perusteella selvät. Pitkäkestoisen ja runsaan istumisen on havaittu olevan yhteydessä muun muassa sydän- ja verisuonitautien sekä tyypin 2 diabeteksen esiintyvyyteen. Liiallinen istuminen kuormittaa niska-hartiaseutua ja alaselkää, heikentää alaraajojen verenkiertoa ja voi siten lisätä tuki- ja liikuntaelinsairauksien riskiä.

Tutkimuksessa laskettiin myös ihmisen viettävän keskimäärin 30 vuotta työelämässä. Toimistotyötä tekevä henkilö istuu keskimäärin 6–7 tuntia päivässä. Tähän tutkimusdataan nojaten kerron seuraavassa osiossa, mitä kannattaa huomioida toimiston suunnittelussa ja ergonomiassa toimistotyöläisen näkökulmasta.

Mitä pitää huomioida toimiston suunnittelussa ja ergonomiassa?

Suurimmat pullonkaulat toimiston suunnittelussa liittyvät ajatukseen siitä, että paikallaan pysyvä työntekijä on tehokas. Todellisuudessa toimiston suunnittelussa ergonomian näkökulmasta on keskeistä kiinnittää huomiota juuri työntekijöiden paikallaan olemiseen: pitkäaikainen istuminen heikentää verenkiertoa ja epäergonominen työpiste lisää fyysistä kuormitusta.

Työterveyslaitos suosittelee toimiston suunnittelua siten, että se kannustaa liikkumiseen päivän aikana. Mahdollisuus tehdä istuma- ja seisomatyötä, mikrotaukojen pitäminen työpisteellä ja kävely taukotiloihin tai palaveriin tukevat työntekijöiden työhyvinvointia. Toimitilasuunnittelun avulla toimistosta on mahdollista suunnitella sekä liikkeeseen kannustava, että ergonominen – mutta kuitenkin tehokas ja kompakti. Kun tilasuunnittelussa huomioidaan kulkureitit, tauotus ja liikkumisen mahdollisuus, on ergonomian huomioiminen yksittäistä työpistettä laajempaa.

Huomioi nämä toimiston suunnittelussa:

1. Hyvin suunniteltu toimisto kannustaa liikkumiseen työpäivän aikana
2. Toimistokalusteet mahdollistavat työasennon vaihtamisen
3. Liikkuminen työpisteelle ja sieltä pois on esteetöntä
4. Taukotilat houkuttelevat tauolle

Lue myös: Avotoimisto työympäristönä – mitä huomioida avokonttorin suunnittelussa?

Työpisteen ergonomia

Kalusteratkaisut ovat työpisteen ergonomian keskiössä, eikä yksi ratkaisu sovellu kaikille. Jos työntekijöille ei ole mahdollista järjestää henkilökohtaisia työpisteitä (esimerkiksi avotoimistossa tai monitilatoimistossa), on huolehdittava, että jaettavia työpisteitä voi säätää mahdollisimman hyvin.

Sähköpöydät ja säädettävät työtuolit ovat ergonomisen toimiston perusta, mutta työhyvinvointia voi parantaa myös aktivoivilla työtuoleilla, työpistematoilla tai muilla ergonomiaa tukevilla lisävarusteilla.  

Ergonomisen työpisteen tarkistuslista

• Näyttö silmien korkeudella
• Kyynärpäät noin 90° kulmassa
• Jalat tukevasti lattialla
• 300–500 lux valaistus
• 45–55 dB taustamelutaso

Vinkki: Myös neuvottelu- ja taukotiloissa voi hyödyntää pystypöytiä, jotka mahdollistavat kokouksen tai ruokatauon pitämisen seisten.

Usein kysyttyä toimiston ergonomiasta

1. Miksi työergonomia on tärkeää?
Työergonomia on kriittinen osa työhyvinvointia ja siksi se vaikuttaa suoraan myös yrityksen tuottavuuteen. Hyvällä työergonomialla vähennetään liikunta- ja tukielinvaivoista johtuvia sairauspoissaoloja ja parannetaan työtehoa.

2. Onko työergonomia työnantajan vai työntekijän vastuulla?
Työergonomiasta säädetään työturvallisuuslaissa. On työnantajan velvollisuus huolehtia, että työntekijöillä on asianmukaiset työvälineet ja tilat, joissa huomioidaan työn luonne. Työntekijä voi itse vaikuttaa toimistotyössä esimerkiksi liikkumiseen työpäivän aikana.

3. Onko avokonttori ergonomisesti huono ratkaisu?
Ei, jos se suunnitellaan oikein. Avotoimisto tarvitsee hyvän akustiikan, vetäytymistilat, riittävät etäisyydet työpisteiden välillä ja säädettävät työpisteet.

4. Miten ergonomia liittyy kustannuksiin ja poissaoloihin?
Liikkumattomuus ja pitkäkestoinen istuminen vaikuttavat suoraan toimistotyöntekijöiden tuki- ja liikuntaelinoireisiin, jotka ovat yksi suurimmista sairauspoissaolojen syistä Suomessa. Hyvä ergonomia = vähemmän kipuja, vähemmän poissaoloja.

5. Milloin kannattaa kutsua tilasuunnittelija mukaan ergonomiakartoitukseen?
Silloin, kun halutaan rakentaa muuntojoustava ja ergonomisesti kestävä toimisto useaksi vuodeksi. Tilasuunnittelija kannattaa kutsua mukaan myös silloin, jos tila ei tue liikkumista, melua on liikaa tai työpisteet vaativat päivitystä.

Tutustu myös Työterveyslaitoksen ergonomian tietopankkiin.

Ergonomia toimistotyössä on osa tilasuunnittelua

Jos toimisto ei tue työntekijöiden ergonomiaa, ongelmat näkyvät nopeasti liikuntaelinvaivoina, kuormituksena sekä työn sujuvuuden hidastumisena. Ergonomian huomioiminen toimiston suunnittelussa on keskeinen osa kokonaissuunnittelua, jossa tilat, valot, äänet, liikkuminen, tauot ja työn rytmi muodostavat yhdessä työhyvinvointia tukevan työympäristön.

Pohditko yrityksenne toimiston kokonaisvaltaisia ergonomiaratkaisuja?

Me Mavenilla suunnittelemme toimistoja, jotka tukevat työntekijöiden hyvinvointia ja liiketoiminnan tavoitteita. Teemme sovittaessa kalustehankinnat puolestanne ja koordinoimme asennukset.

Tutustu tilasuunnittelupalveluihimme!

Artikkeli Ergonomia toimistotyössä julkaistiin ensimmäisen kerran Maven Oy.

Tässä blogissa kerron, mitä kannattaa huomioida avokonttorin suunnittelussa ja miksi avokonttorin akustiikkaan kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Annan myös käytännön vinkkejä avotoimiston suunnitteluun.

Avokonttori vai monitilatoimisto – mikä työympäristöratkaisu sopii yrityksellesi?

Avotoimistoista puhuttaessa on hyvä ymmärtää käsitteet ja se, miten avotoimisto eroaa monitilatoimistosta. Avokonttori ja monitilatoimisto ovat molemmat tiloja, joiden keskiössä on yhteinen tila työpisteille. Niiden ero on muissa tiloissa: monitilatoimistossa on erilaisia tarpeen mukaan käytettäviä tiloja, kuten hiljainen työtila, puhelinkoppi sekä kokous- ja ryhmätyötiloja, kun avotoimistossa puolestaan on tyypillisesti vain kokoustilat ja taukotila yhteisen tilan lisäksi. Avotoimistossa on tavallisesti ennalta sovitut työpisteet, ja monitilatoimistossa työpistettä voi vaihtaa työn tekemisen mukaan.

Avokonttori on erityisen hyvä tilaratkaisu silloin, kun yrityksen kasvu vaatii joustavasti lisää työpisteitä tai jos tilat halutaan pitää kustannustehokkaana. Avotoimisto toimii työympäristönä myös avoimen työkulttuurin organisaatioissa.

Lue lisää monitilatoimiston tilasuunnittelusta.

Millainen on viihtyisä avokonttori työympäristönä – avokonttorin suunnittelun kulmakivet

Viihtyisä avokonttori on ennen kaikkea sellainen, jossa työntekijät viihtyvät ja pystyvät keskittymään työn tekemiseen mahdollisimman pienillä häiriöillä. Seuraavaksi kerron, miten suunnitellaan toimiva ja viihtyisä avotoimisto.

Viihtyisän avokonttorin suunnittelussa pätee suurilta osin samat toimintaperiaatteet, kuin perinteisen toimitilan suunnittelussa. Mavenin tilasuunnittelun lähtökohtana ovat aina organisaation työkulttuuri ja arjen toiminnot, toimivia ja tyylikkäitä sisustusratkaisuja unohtamatta.

Avokonttorin viihtyvyyteen vaikuttavat erityisesti:

1. Aidosti toimiva pohjaratkaisu.
2. Ergonomiset ja joustavat kalustevalinnat, jotka tukevat työntekijöiden moninaisuutta.
3. Hyvin suunniteltu akustiikka, joka vähentää meluhaittoja.

Jos avokonttorissa kaikuu, melu keskeyttää työt ja ergonomia on huono, eivät työntekijätkään viihdy. Näin toteaa myös Työterveyslaitos, jonka mukaan työrauha- ja meluongelmat ovat yleisimpiä avotoimistoon liittyviä työympäristöongelmia. Useissa muissa työympäristötutkimuksissa on niin ikään havaittu, että noin kaksi kolmesta avotoimistossa työskentelevästä kokee melun heikentävän keskittymistä.

Hyvä esimerkki onnistuneesta avotoimistosuunnittelusta on Voltmenin uudet toimitilat. Heillä oli toiveena yhdistää avotoimisto ja pienemmät keskittymishuoneet, jotka tukevat rauhallista työskentelyä. Uusissa moderneissa työtiloissa on helppo työskennellä ja kiva viettää aikaa.

Mitä huomioida avokonttorin akustiikassa?

Avokonttorin akustiikka vaikuttaa suoraan siihen, kuormittaako melu työntekijöitä. Avotoimistoissa yleisin ongelma on puheääniin liittyvä häiriö, joka heikentää keskittymistä ja lisää kuormitusta, jos akustiikkaa ei ole suunniteltu kokonaisuutena.

Akustiikan huomioimisessa on tilasuunnittelun näkökulmasta kaksi keskeistä asiaa:

1. materiaalivalinnat
2. erilaiset akustiikkaratkaisut.

Materiaalivalinnoilla tarkoitan lattiamateriaalia, mattoja, verhoja sekä muita tekstiilejä. Liian kova lattiamateriaali voi korostaa askeleiden ääntä ja työtuolien liikettä. Jos lattiamateriaalia ei ole mahdollista vaihtaa, voi ääntä vaimentaa esimerkiksi akustiikkamatoilla.

Myös oikein sijoitellut tilanjakajat ja akustiikkapaneelit vähentävät meluhäiriöitä. Akustiikkapaneeleilla voi vaimentaa puheääniä, melua tai parantaa yleistä akustiikkaa. Työpisteiden ympärille suunnittelut tilanjakajat puolestaan blokkaavat tehokkaasti ympäriltä tulevaa meteliä ja tekevät työpisteestä rauhallisemman.

Avotoimistojen suunnittelu ammattitaidolla

Suunnitteletko avotoimiston tai avokonttorin uudistamista?

Maven suunnittelee avotoimistoja ja avokonttoreita, jotka tukevat työntekijöiden hyvinvointia, keskittymistä ja liiketoiminnan tavoitteita.

Tutustu tilasuunnittelupalveluihimme!

Artikkeli Avotoimisto työympäristönä: mitä kannattaa huomioida avokonttorin suunnittelussa? julkaistiin ensimmäisen kerran Maven Oy.

Kuinka paljon tilaa yritys oikeasti tarvitsee? Tähän kysymykseen ei ole yhtä ainoaa vastausta, vaan oikea mitoitus riippuu yrityksen kulttuurista, prosesseista, työtavoista ja tulevaisuuden näkymistä. Tässä blogissa käyn läpi, miten tilatarvetta voidaan arvioida faktoihin perustuen ja millaisia mittareita kannattaa seurata. Lopuksi annan käytännön vinkkejä, joilla voit vähentää turhia kustannuksia.

Miksi tilakysymys on ajankohtainen?

Työn tekemisen tavat ovat murroksessa. Etä- ja hybridityö ovat muuttaneet pysyvästi sitä, kuinka paljon aikaa toimistolla vietetään. Monet yritykset ovat havainneet, että tilat ammottavat puolityhjinä, mutta samaan aikaan neuvotteluhuoneita ei tahdo saada varattua.

Samaan aikaan kustannuspaineet ja vastuullisuustavoitteet pakottavat miettimään, onko jokainen neliö todella tarpeellinen. Ylimitoitettu tila ei ainoastaan sido rahaa, vaan kasvattaa myös energiankulutusta ja hiilijalanjälkeä. Toisaalta alimitoitettu tila voi heikentää työn sujuvuutta ja henkilöstön tyytyväisyyttä.

Tärkeimmät mittarit tilatarpeen arviointiin

Tilatarvetta ei voi arvioida pelkästään laskemalla työntekijöiden määrän ja kertomalla se keskimääräisellä neliömäärällä. Tarvitaan monipuolisempi näkökulma, jossa huomioidaan työn tekemisen mallit ja tilojen todellinen käyttö.

1. Käyttöaste (occupancy rate)

Käyttöaste kertoo, kuinka suuri osa tiloista on todellisuudessa käytössä eri ajankohtina. Esimerkiksi sensorit, kulunvalvonta tai varausjärjestelmät voivat tuottaa dataa siitä, kuinka monta työpistettä ja neuvottelutilaa on kerrallaan käytössä. Käyttöaste paljastaa nopeasti, onko tilaa ylimitoitettu. Käyttöasteen mittaaminen voidaan suorittaa myös “manuaalisesti”. 

2. Työntekijöiden työskentelytavat

Kuinka moni tekee etätöitä säännöllisesti? Kuinka usein tiimit kokoontuvat yhteen? Onko toimistolla enemmän tarvetta yhteistyölle vai hiljaiselle keskittymiselle? Näihin kysymyksiin vastaaminen auttaa määrittämään oikeanlaista tilajakaumaa. Usein luotettavan ja kattavan vastauksen saaminen vaatii sekä johdon haastatteluita sekä henkilöstökyselyn toteuttamista.

3. Tilan joustavuus

Joustavat tilaratkaisut, joissa sama tila voi toimia palaverihuoneena, projektityötilana tai hiljaisena työskentelypaikkana, vähentävät tarvetta pitää yllä monenlaisia erikoistiloja. Joustavia malleja voidaan hyödyntää, kun yhteiset pelisäännöt tilojen käytölle on sovittu ja sisäistetty koko organisaatiossa.

4. Neliöt per työntekijä

Perinteinen mittari, joka kertoo tilamäärän henkilöä kohden. Suomessa toimistotiloissa puhutaan usein 10–20 neliöstä työntekijää kohti. Tämä luku antaa karkean suunnan, mutta yksinään se voi johtaa harhaan, jos työn luonne ei vaadi jatkuvaa läsnäoloa. Teholuvut nykyaikaisessa hybridityössä voivat olla jopa luokkaa 7 neliömetriä per työntekijä, jos organisaatiossa tehdään paljon etätöitä ja toimiston rakenne mahdollistaa optimoidun tilankäytön.

Alikäytön tunnistaminen ja välttäminen

Alikäyttö on yleisin ongelma yritysten tiloissa. Tyypillisiä merkkejä ovat:

• Neuvotteluhuoneet, jotka ovat varattuja mutta tyhjillään.
• Työpisteet, joita kukaan ei käytä, koska ne sijaitsevat “väärässä” paikassa.
• Tilaratkaisut, jotka eivät tue työn tekemisen tapaa (esim. avokonttori, jossa kaikki puhuvat Teams-palavereita).

Alikäyttöä voidaan ehkäistä kahdella tavalla:

1. Data: seuraa käyttöastetta ja analysoi varausjärjestelmien tietoja.
2. Kokemus: kysy henkilöstöltä, mitkä tilat toimivat ja mitkä eivät. Käyttäjäkokemus kertoo usein enemmän kuin pelkkä tilasto.

Käytännön laskentamalli

Yksinkertainen tapa arvioida tilatarvetta on seuraava:

1. Laske henkilöstön yhtäaikainen maksimiläsnäolo (esim. 70 % koko henkilöstöstä).
2. Lisää turvamarginaali (esim. 10 %).
3. Arvioi tilatarpeet tilatyypeittäin:
   • Yksilötyöpisteet
   • Tiimityötilat
   • Neuvotteluhuoneet eri kokoisille ryhmille
   • Hiljaiset tilat ja vetäytymistilat
   • Yhteiset tilat (kahviot, lounge, varastot)
4. Vertaa tulosta nykyiseen tilankäyttöön ja käyttöasteeseen.

Tämä yksinkertainen laskenta paljastaa, onko nykyinen toimisto ylimitoitettu vai voisiko jopa olla tarvetta lisäneliöille.

Strateginen näkökulma: tila kilpailuetuna

Toimitilat eivät ole pelkkä kustannus, vaan ne voivat olla merkittävä kilpailutekijä. Hyvin suunnitellut ja oikein mitoitetut tilat tukevat:

• Työnantajabrändiä: tila heijastaa yrityksen arvoja ja kulttuuria.
• Yhteistyötä ja innovaatioita: oikeanlaiset tilat rohkaisevat kohtaamisiin.
• Tehokkuutta: kun tilat tukevat työntekoa, turha kitka vähenee.
• Vastuullisuutta: pienempi, oikein käytetty tila vähentää energiankulutusta ja ympäristövaikutuksia.

Ylimitoitettu tila taas sitoo pääomaa ja vähentää joustavuutta. Moni yritys onkin siirtynyt kohti joustavia ratkaisuja, kuten coworking-tilojen hyödyntämistä, lyhyempiä vuokrasopimuksia ja monikäyttöisiä tiloja.

Mitä muuta huomioida tilatarvetta arvioidessa

Kasvunäkymät: tilatarve kannattaa mitoittaa myös tulevaisuutta silmällä pitäen. Onko yrityksellä odotettavissa voimakasta kasvua vai pysyykö henkilöstömäärä ennallaan?

Teknologian vaikutus: osa kohtaamisista tapahtuu jatkossakin digitaalisesti, jolloin fyysistä tilaa tarvitaan vähemmän.

Sijainti ja saavutettavuus: vähemmän tilaa paremmalla sijainnilla voi olla sekä kustannustehokas että houkutteleva ratkaisu työntekijöille.

Kestävyys: pienempi tilantarve vähentää hiilijalanjälkeä ja energiakustannuksia, mikä tukee vastuullisuustavoitteita.

Konkreettisia vinkkejä tilatarpeen määrittelyyn

1. Aloita mittaamisesta. Käytä sensoreita, varausjärjestelmiä ja työntekijäkyselyjä, jotta saat kokonaiskuvan tilojen käytöstä.
2. Testaa pienempiä ratkaisuja. Voit kokeilla esimerkiksi jaettuja tiloja tai coworking-palveluita ennen pitkän vuokrasopimuksen tekemistä.
3. Pilotoi uusia konsepteja. Tee pop-up -ratkaisuja ja kokeile, miten ne toimivat käytännössä.
4. Muista, että tilatarve ei ole pysyvä. Se on jatkuva prosessi, joka vaatii seurantaa ja mukautumista muuttuvaan työelämään.

Yhteenveto

Oikean tilamäärän löytäminen ei ole vain neliöiden laskemista, vaan ennen kaikkea työnteon kulttuurin, kustannusten ja tavoitteiden tasapainottamista. Yritys, joka hallitsee tilansa tehokkaasti, saa kilpailuetua – se on ketterämpi, kustannustehokkaampi ja houkuttelevampi työnantaja.

Ennen seuraavaa toimitilapäätöstä kysy itseltäsi:

1. Kuinka moni työntekijä todella on toimistolla yhtä aikaa?
2. Mitä tiloja käytetään eniten – ja mitkä jäävät tyhjiksi?
3. Voisiko sama tila palvella useampaa tarkoitusta?
4. Tarvitsemmeko enemmän neliöitä vai parempaa suunnittelua?
5. Onko tilaratkaisu joustava myös tulevaisuuden muutoksia varten?

Kun näihin kysymyksiin löytyy selkeät vastaukset, on huomattavasti helpompaa määrittää, miten paljon tilaa yritys oikeasti tarvitsee. 

Haluatko varmistaa, että yrityksesi tilaratkaisut ovat aidosti tarpeeseen sopivat ja kustannustehokkaat? Mavenin asiantuntijat auttavat arvioimaan nykyisen tilankäytön, määrittämään todellisen tarpeen ja suunnittelemaan joustavan ratkaisun tulevaisuutta varten. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan juuri sinun yrityksellesi parhaiten toimiva kokonaisuus.

Artikkeli Miten paljon tilaa yritys oikeasti tarvitsee? julkaistiin ensimmäisen kerran Maven Oy.

1. Keskittymistä ja Työtehoa

Hyvä valaistus luo optimaaliset olosuhteet työskentelylle. Riittävä valo edistää keskittymistä ja auttaa vähentämään silmien rasitusta. Pimeässä tai huonosti valaistussa toimistossa voi olla vaikea lukea ja keskittyä tehtäviin, mikä heikentää työstä suoriutumista.

2. Vireystila ja Hyvinvointi

Oikea valaistus vaikuttaa myös työntekijöiden vireystilaan ja yleiseen hyvinvointiin. Luonnonvaloa jäljittelevä valaistus auttaa usein ylläpitämään luonnollista päivä-ja-yö-rytmiä ja estää uneliaisuutta. Hyvä valaistus kohentaa myös mielialaa ja auttaa torjumaan talviajan pimeyden aiheuttamaa alakuloa.2.

3. Turvallisuus ja Ergonomia

Hyvä valaistus on myös tärkeää turvallisuuden ja ergonomian kannalta. Se auttaa ehkäisemään kaatumisia ja muita onnettomuuksia, samalla kun se mahdollistaa ergonomisten työasentojen ylläpitämisen. Tarpeeksi valaistu työympäristö vähentää riskiä virheille ja vähentää silmien rasitusta.

4. Sisustuksellinen Vaikutus

Valaistuksella on tietenkin myös merkittävä sisustuksellinen vaikutus. Valaistuksella voidaan korostaa työympäristön tiloja, kalusteita ja elementtejä. Tunnelman luomisen merkitystä valon voimalla ei sovi myöskään unohtaa.

5. Energiansäästö ja Kestävyys

Monet yritykset suosivat tänä päivänä energiatehokkaita valaistusratkaisuja. Nämä säästävät energiaa ja vähentävät ympäristövaikutuksia. Led-valot ja älykkäät valaistusjärjestelmät mahdollistavat energiankulutuksen optimoinnin ja pitkäikäisemmät ratkaisut.

Miten parantaa valaistusta toimistossa

• Luonnonvalo hyödyksi: Jos mahdollista, hyödynnä luonnonvaloa mahdollisimman paljon. Sijoita työpisteet ikkunoiden lähelle ja pidä ikkunat puhtaina.
• Säädettävät valaisimet: Valaistuksen tulisi olla säädettävissä eri tilanteisiin. Pöytävalaisimilla ja säädettävillä kattolampuilla voit säätää valoa tarpeen mukaan.
• Yhtenäinen valaistus: Varmista, että valaistus on tasaisesti jakautunut toimistossa. Vältä voimakkaita heijastuksia ja varjoja.
• Valitse lämpimät sävyt: Lämmin valaistus luo miellyttävän tunnelman. Vältä liian kylmän valkoisia sävyjä, jotka voivat tuntua epämiellyttäviltä.

Hyvä valaistus on investointi, joka parantaa työympäristöä, tukee työntekijöiden tehokkuutta ja lisää tilan käyttäjien hyvinvointia. Tarkkaan suunniteltu valaistus on näin ollen avainasemassa toimiston onnistuneessa suunnittelussa.

Artikkeli Valaistuksen voima työympäristössä julkaistiin ensimmäisen kerran Maven Oy.

-Yhteiskäyttöiset monitoimitilat mahdollistavat resurssien jakamisen eri toimijoiden kesken

-Tilojen tehokkaampi käyttö vähentää kiinteistökustannuksia ja energiankulutusta

-Työntekijöiden viihtyvyyttä ja hyvinvointia tukevat tilaratkaisut vähentävät sairauspoissaoloja ja kasvattavat kunnan vetovoimaa työnantajana

-Nykyaikaiset, asiantuntijoiden työtapoja tukevat tilat, mahdollistavat paremman tiedonkulun ja työn tehokkuuden lisääntymisen sekä kannustavat yhdessä oppimiseen ja tekemiseen

Hyötyjen toteutuminen vaatii kuitenkin huolellista suunnittelua ja oikeiden suunnittelutyökalujen käyttöä.

Kuntatalouden paineet näkyvät työntekijöiden arjessa

Valitettavan usein kunnissa kiinteistöstrategioita ja tilaratkaisuja tehdään kiireellä, ilman syvällisempää ymmärrystä todellisista tarpeista. Tämä johtaa siihen, että tilojen suunnittelussa ei riittävästi huomioida käyttäjien näkökulmia eikä organisaation tulevaisuuden tavoitteita. On tärkeää, että työntekijöiden tarpeet ja tilojen toiminnallisuus otetaan mm. tilaohjelmien määrittelyssä keskiöön, sillä tilat, jotka eivät palvele toimintaa, ovat käytännössä turhia.

Tilamuutoksia ohjaavat liian usein pelkästään säästötavoitteet. Taloudelliset realiteetit ovat toki tärkeitä, mutta jos muita vaikuttavia tekijöitä, kuten henkilökunnan työhyvinvointia ja työnteon edellytyksiä, ei oteta huomioon, voi seurauksena olla merkittäviä haittoja. Pahimmassa tapauksessa lopputuloksena on työympäristö, joka heikentää työn tuottavuutta ja henkilöstön motivaatiota olla töissä. Tämä taas vähentää kunnallisten työpaikkojen vetovoimaa ja luo piilokustannuksia, jotka ylittävät tavoitellut säästöt.

Toimivan työympäristön ei tarvitse olla kallis

Hyvin toimivia ja käyttäjiä palvelevia tiloja on mahdollista toteuttaa saavuttaen samalla säästöjä. Tämä edellyttää perusteellista kartoitusta, jossa huomioidaan tarpeet työympäristölle pitkällä aikavälillä. Lisäksi tulee käydä läpi kunnan työnteon mallit ja johtamisen tapa sekä työpaikan pelisäännöt. Tällaisen kartoituksen kautta voidaan suunnitella ja toteuttaa työympäristö, jossa viihtyvyys ja toiminnallisuus tukevat toisiaan. Nykyaikaiset työtilaratkaisut, kuten monitoimitilat, parantavat tilankäytön tehokkuutta ja muuntojoustavuutta, pienentävät kunnan hiilijalanjälkeä ja tuovat säästöjä.

Hyvin suunnitellussa työympäristössä itsenäiseen työhön, tiimityöskentelyyn ja kokouksiin on omat tilansa. Kunnissa on erityisen tärkeää, että keskittymistä vaativaan työskentelyyn on hyvät edellytykset, koska suuri osa työstä on asiantuntijatyötä. Tilojen viihtyisyyteen panostetaan, ja ergonomiaan kiinnitetään erityistä huomiota, mikä parantaa työntekijöiden hyvinvointia ja jaksamista. Nykyaikaisilla valinnoilla entistä pienemmistä tiloista voidaan tehdä entistä tehokkaampia ympäristöjä, jotka sekä tukevat toimintaa että tuovat taloudellisia hyötyjä.

Henkilökunnan osallistaminen on avain onnistumiseen

Tilahankkeiden suunnittelussa on tärkeää huomioida päätösten sosiaaliset vaikutukset. On selvää, että tarvitaan parempia työkaluja ja mittareita, joilla kuntapäättäjät ja organisaatiot voivat arvioida tilavaihtoehtojen vaikutuksia ennen päätösten tekemistä. Henkilökuntaa laaja-alaisesti osallistavien suunnitteluprosessien avulla päätöksentekoa voidaan ohjata moniulotteisemman tiedon perusteella, mikä parantaa päätösten laatua ja varmistaa, että tilaratkaisut vastaavat todellisiin tarpeisiin.

Hyvin suunnitellut tilat näkyvät pidemmällä aikavälillä parempana tuottavuutena ja pienempinä sairauspoissaoloina. Kuntien tulisi siis panostaa tilaratkaisujen järkevyyteen ja eri skenaarioiden ennakkoarviointiin, jotta ne voivat hyödyntää tilahankkeiden potentiaalin täysimääräisesti.

FCG tekee yhteistyötä Mavenin (ent. Loistoneliöt) kanssa, jolla on syvällistä asiantuntemusta julkisen sektorin työympäristösuunnittelusta. Kun aihe on teille ajankohtainen, ota yhteyttä niin kerromme lisää.

Artikkeli Tilaratkaisut kuntapäättäjän työpöydällä – Miten varmistamme toimivat tilat ja säästöt? julkaistiin ensimmäisen kerran Maven Oy.