Monitilatoimiston opas: mitä se on ja miten se suunnitellaan oikein?

Monitilatoimisto ei ole “avokonttori 2.0”, vaan joukko työnteon tarpeiden mukaan valittavia tilatyyppejä: hiljaiset vyöhykkeet, yhteistyöalueet, vetäytymistilat ja hybridikokoustilat. Se on nykyaikainen toimitilaratkaisu, jossa työtilat suunnitellaan eri työtehtävien mukaan.

Tässä oppaassa kokoan yrityksen tilaratkaisuista vastaaville selkeän punaisen langan: miten mitata monitilatoimiston tilantarve, mitä toimintoja tilaan kannattaa varata ja miten suunnitella tila siten, että ratkaisu kestää käytön ja muutokset.

Mikä on monitilatoimisto?

Monitilatoimisto on saanut alkunsa hollantilaisen konsultin, Erik Veldhoen, ajatuksista. Hän kehitti Activity-based working eli ABW‑mallin, pohjautuen amerikkalaisen arkkitehdin Robert Luchetti tutkimustyöhön ”activity settings” ‑mallista: työpaikan eri tilat palvelevat eri työpäivän toimintoja. ABW-malli ja monitilatoimisto ovat työympäristöajattelua, jonka keskiössä on erilaisiin työtehtäviin soveltuvia tiloja – ei yhtä ja samaa työpistettä kaikille.

Monitilatoimisto vs. avotoimisto – keskeiset erot

Monitilatoimisto eroaa avotoimistosta siten, että avotoimistossa kaikki on yhtä suurta tilaa, ja ainoastaan kokouksille sekä taukotiloille on omat erilliset alueensa.

Avotoimistossa on tavallisesti ennalta sovitut työpisteet, ja monitilatoimistossa työpistettä voi vaihtaa työn tekemisen mukaan.

Tutkimusten mukaan jopa noin 60–70 % avotoimistoissa työskentelevistä kokee melun häiritsevänä. Sen vuoksi yrityksen kannattaa panostaa joko hyvään avotoimiston suunnitteluun, tai monitilatoimistoon.

Lue lisää: avotoimisto työympäristönä.

Muuntojoustava toimisto vastaa nykypäivän pirstaleisiin työpäiviin

Työntekemisen kulttuuri ei ole enää samankaltainen kuin ennen. Monimuotoisen työnteon lisääntyminen oli nähtävillä jo ennen COVID-19-pandemiaa, mutta maailmanlaajuinen etätyöpakko lisäsi hybridityötä merkittävästi. Toisaalta tänä päivänä on nähtävissä vahvoja signaaleja myös henkilökunnan paluusta toimistoille. Kulkipa yrityksen tapa toimia kumpaan suuntaan tahansa, muuntojoustava monitilatoimisto on moderni tilaratkaisu.  

Organisaatioiden työarki on pirstaleista: yhteen työpäivään voi mahtua Teams-tapaamisia, keskittymistä vaativaa työtä, ideointia kollegoiden kanssa tai hybridikokouksia. Ideaalitilanteessa organisaation toimitila mahdollistaa kaiken tämän – ja ennen kaikkea siten, että henkilöstö viihtyy työpaikalla ja voi keskittyä työn tuottavuuteen.

Voltmenin toimistosta suunniteltiin muuntojoustava monitilatoimisto, jossa yhdistettiin toimiva avotoimisto ja pienemmät keskittymishuoneet, sekä yhteistyön mahdollistavia alueita.

Monitilatoimiston hyödyt ja haasteet

Monitilatoimistoissa korostuu yhteistyö ja yhteisöllisyyden kulttuuri. Hybridityö mahdollistaa työn tekemisen kotona, ja toimistolle tullaan tekemään tiimityötä ja tapaamaan kollegoita. Siksi myös tauko- ja yhteistyötilojen suunnitteluun kannattaa panostaa.

Jos taas monitilatoimistoa ei ole suunniteltu työnteon tarpeita huomioiden, voi se aiheuttaa meluhäiriöitä tai olla toiminnallisuuksiltaan epäsopiva.

Monitilatoimiston hyödyt:

• tilatehokkuus
• työn sujuvuus
• yhteistyön tekeminen.

Monitilatoimiston haasteet:

• melu
• käyttöönotto
• tilojen väärä käyttö.

Miten tarve määritellään ennen mittanauhaa?

Yrityksen aito tilantarve kannattaa määrittää ennen kalusteratkaisujen pohtimista tai seinien mittaamista. Olen kirjoittanut kattavan artikkelin toimitilojen tilantarpeen mittaamisesta, mutta nostan tähän muutaman tärkeän huomion.

Pohdi:

• Kuinka moni työntekijä on todellisuudessa toimistolla yhtä aikaa?
• Millaista työtä toimistolla tehdään: kokouksia, puheluita, tiimityötä, työpajoja, hiljaisuutta vaativaa työtä?
• Mitä tiloja käytetään eniten ja mitkä jäävät tyhjiksi?
• Voisiko sama tila palvella useampaa käyttötarkoitusta?
• Tarvitsetteko enemmän neliöitä vai parempaa suunnittelua?

Hyödynnä pohdintojen tueksi dataa toimiston ja tilojen käyttöasteista, sekä ota huomioon henkilöstön kokemuksia tilojen soveltuvuudesta työntekoon.

Kun todellinen tarve on määritelty, on helpompi ryhtyä suunnittelemaan tilojen toiminnallisuuksia sekä yksityiskohtaisempia tiloja.

Kuinka suuri monitilatoimisto tarvitaan?

Tilantarve ei määräydy pelkän henkilöstömäärän perusteella, vaan sen mukaan, kuinka moni on samaan aikaan toimistolla ja millaista työtä siellä tehdään.

Suuntaa antavat luvut:

• perinteinen toimisto: 15–25 m² / työntekijä
• monitilatoimisto: 7–15 m² / työntekijä
• hybridityöympäristö: 5–10 m² / työntekijät.

Jos yrityksessä on esimerkiksi 50 työntekijää:

• perinteisessä mallissa tilaa tarvitaan noin 900–1 200 m²
• monitilatoimistossa usein 350–600 m² riittää.

Monitilatoimiston tilatyypit ja niiden käyttötarkoitukset

Monitilatoimiston tilatyypit kannattaa suunnitella organisaation tarpeen mukaan. Alla esimerkkejä siitä, millaisia tiloja monitilatoimistossa voi olla.

1. Hiljaiset vyöhykkeet
   Keskittymistä vaativan työhön: ei puheluja tai keskusteluja.
2. Yhteistyöalueet
   Ideointiin, työpajoihin, nopeat sparraukseen.
3. Vetäytymistilat ja puhelinkopit
   Yksittäisiin Teams-tapaamisiin, etäkoulutuksen järjestämiseen tai puheluiden puhumiseen.
4. Hybridikokoustilat
   Kokoustilat, jotka soveltuvat sekä etäkokouksiin että lähitapaamisiin.
5. Sosiaaliset tilat
   Taukotilat, jotka houkuttelevat tauolle ja sosiaaliseen kanssakäymiseen kollegoiden kanssa.

Miten suunnitella toimitilasta muuntojoustava siten, että tila elää työn mukana?

Erilaisten työtilojen lisäksi on yhtä tärkeää suunnitella toimitilasta muuntautumiskykyinen. Yrityksen toimitilat eivät ole staattisia, vaan elävät yrityksen kasvun, henkilöstömuutosten ja liiketoiminnan kehittyessä.

Muuntojoustavan tilan keskiössä ovat modulaariset kalusteratkaisut ja rakenteet. Hyödynnä tilasuunnittelussa seuraavia:

• U- tai L-muotoon yhdistettävät, pyörillä liikkuvat pöydät
• neutraalit sähkö- ja valaistusratkaisut, jotka sopivat eri tilanteisiin
• liikuteltavat näyttö- ja ideointiseinät
• säilytysmoduulit, jotka toimivat myös tilanjakajina
• istuintyynyt, rahit ja seisomatasot, joilla voi työskennellä missä vain.

Ennen kaikkea muista: aikaa kestävä ja muuntojoustava monitilatoimisto ei synny ripottelemalla tilaan siirreltäviä kalusteita, vaan rakentamalla kokonaisuus, joka perustuu dataan, todellisiin käyttötarpeisiin ja selkeään suunnitelmaan.

Muuntojoustavassa toimitilassa kokouspöydistä saa tarvittaessa yksittäisiä työpisteitä tai pienempiä ryhmätyötä vaativia tiloja.

Mitä monitilatoimisto maksaa?

Monitilatoimiston kustannus vaihtelee lähtötilanteen mukaan, mutta suuntaa antavasti voidaan puhua seuraavista tasoista:

• kevyt muutos (kalustus ja pienet päivitykset): 200–500 €/m²
• keskitason toteutus (pinnat ja kalusteet): 500–1 000 €/m²
• laajempi uudistus (rakenteet ja talotekniikka): 1 000–2 000 €/m²

Mistä kustannus koostuu?

Kokonaisuus jakautuu yleensä neljään osaan:

• suunnittelu (5–15 %): lähtötilanteen kartoitus ja tilaratkaisun suunnittelu
• rakentaminen (30–50 %): väliseinät, pinnat ja akustiikka
• kalusteet (20–40 %): työpisteet, säilytys ja yhteiset tilat
• teknologia (10–20 %): kokoustekniikka ja varausjärjestelmät.

Monitilatoimiston suunnittelun tyypillisimmät virheet

Tilasuunnittelijana olen havainnut muutamia usein toistuvia virheitä, jotka eivät tue monitilatoimiston parasta mahdollista käyttöä.

1. Suunnittelu on tehty vanhalla logiikalla: jokaisella työntekijällä on oma kiinteä työpisteensä, eikä muita yhteistyötiloja hyödynnetä arjessa ollenkaan.
2. Akustiikka on jätetty puolitiehen: pintamateriaalit valitaan ulkonäön perusteella, eikä kiinnitetä huomiota niiden akustisiin ominaisuuksiin ja mahdollisuuksiin.
3. Liian vähän hiljaisia tiloja: avotiloihin panostetaan, mutta hiljaisia tiloja on liian vähän. Työntekijät siirtyvät kokoustiloihin työskentelemään ja edesauttavat tilojen tehotonta käyttöä.

Tutustu tilasuunnittelupalveluihimme, joilla vältät suunnitteluvirheet.

Muuntojoustavuus kustannusten näkökulmasta

Muuntojoustava monitilatoimisto ei automaattisesti ole kalliimpi kuin perinteinen toimisto, vaan investoinnit suuntautuvat seinien sijaan toimintoihin: vähemmän neliöitä, mutta enemmän laadukkaita tilaratkaisuja sinne, missä niitä oikeasti tarvitaan.

Muuntojoustavan toimiston säästökohteet:

• kiinteiden työpisteiden määrä: monitilatoimistossa jokaisella työntekijällä ei ole omaa työpistettä
• neliömäärä kokonaisuudessaan: hyvin suunniteltu pienempi tila toimii paremmin kuin suuri ja väljä
• kalusteiden monikäyttöisyys: kokouspöytä voi toimia myös työpisteenä.

Muuntojoustavassa toimistossa kannattaa panostaa:

• akustiikkaan: monitilatoimiston yleisin haaste on meluhäiriö, jonka vuoksi akustiikkaratkaisut kannattaa suunnitella huolella
• kalusteiden laatuun ja muunneltavuuteen: tilojen pitää mukautua erilaiseen käyttöön
• teknologiaan: varausjärjestelmät ja AV-laitteet ovat monitilatoimiston selkäranka
• pelisääntöihin: monitilatoimisto vaatii yhteisiä sääntöjä ja sitoutumista oikeanlaiseen tilan käyttöön.

Varaa maksuton 30 min tilakartoitus. Saat arvion tilatarpeesta ja suuntaviivat suunnitteluun.