Työhyvinvointi ja tuottavuus syntyvät työtiloista
Työhyvinvointi ja tuottavuus eivät synny pelkästään johtamisesta tai työtehtävistä. Myös toimitiloilla on niihin merkittävä, mutta usein aliarvioitu vaikutus. Harvoin puhutaan siitä, miten fyysinen tila joko tukee tai heikentää työhyvinvointia päivittäin.
Miten toimitilat vaikuttavat työhyvinvointiin ja tuottavuuteen?
Tilasuunnittelijana on helppo olla sitä mieltä, että toimitilalla on merkitystä, mutta sen todentaa myös tutkimusnäyttö. Työterveyslaitoksen mukaan:
- jopa 60–70 % toimistotyöntekijöistä kokee tuki- ja liikuntaelinvaivoja työuransa aikana
- työrauha- ja meluongelmat ovat yleisimpiä avotoimistoon liittyviä työympäristöongelmia
- työympäristöllä on vaikutuksia hyvinvointiin ja työssä suoriutumiseen sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä.
Tutkimusta on tehty myös Yhdysvalloissa. Gloria Mark Kalifornian yliopistosta on tutkinut työnaikaista häiriintymistä ja havainnut, että keskittymisen palauttamiseen kuluu keskimäärin yli 23 minuuttia keskeytyksen jälkeen. Tutkimuksessa tunnistettiin sekä ulkoiset keskeytykset (puhelin, kollega tai sähköposti-ilmoitus), että sisäiset keskeytykset, joissa henkilö itse siirtyy toiseen tehtävään.
Toimitiloilla on nämä näkökulmat huomioon ottaen merkittävä vaikutus siihen, miten tuottava henkilöstö on.
Mikä vaikuttaa työhyvinvointiin?
Kuten edellä todettua, ergonomia toimistotyössä, meluongelmat ja yleinen työympäristön viihtyvyys vaikuttavat työhyvinvointiin ja tuottavuuteen. Fyysisen ergonomian lisäksi on alettu puhua myös kognitiivisesta ergonomiasta, eli siitä, miten paljon työympäristö vaikuttaa aivoihin.
Käytännössä kognitiivinen ergonomia toimistossa tarkoittaa:
- visuaalista siisteyttä: liiallinen sälä ja sekavuus kuormittaa
- löydettävyyttä ja loogisuutta: kun ei tarvitse arvailla, missä voi tehdä töitä tai osallistua Teams-palaveriin, aivot eivät kuormitu
- hiljaisia työalueita: aivot eivät voi olla reagoimatta puheeseen avonaisissa työtiloissa.
Silloin, kun työntekijän aivokapasiteetti ei kärsi turhasta, myös tuottavuus paranee. Yrityksen johto ei voi voi odottaa maksimaalista työtehoa silloin, jos toimitilat aiheuttavat kuormitusta.
Suunnittelijana törmään toimitilaprojekteissa useisiin konkreettisiin haasteisiin työhyvinvoinnin näkökulmasta:
- akustiikkaratkaisujen puute, joka aiheuttaa meluhäiriötä ja aiheuttaa keskeytyksiä työntekoon
- ahtaat tai epäkäytännölliset tilat turhauttavat henkilöstöä
- huono valaistus väsyttää
- toimitiloja tai kalusteita on päivitetty viimeksi kymmeniä vuosia sitten, jonka vuoksi työntekijät eivät koe arvostusta.
Jos henkilöstö ei viihdy toimitiloissa, myös tuottavuus laskee.
Tilasuunnittelun keinot työhyvinvoinnin ja tuottavuuden tueksi
Tilasuunnittelun avulla voidaan vaikuttaa työhyvinvointiin ja sitä kautta tuottavuuteen. Hyvinvoiva henkilöstö tarvitsee toimitilat, jotka vastaavat työn tekemisen tapoihin – ei siihen, miten heidän kuvitellaan työskentelevän. Tämä tarkoittaa tyypillisesti sitä, että hyvinvointia tukeakseen yritysten kannattaa selvittää, miten eri tiimit ja roolit työskentelevät.
Onko tarvetta:
- keskittymistä vaativille tiloille
- rennommille kokous- ja yhteistyötiloille
- yksittäisille toimistohuoneille vai avoimelle toimistotilalle?
Kun toimitilat vastaavat todellisen arjen tilatarpeeseen, henkilöstö ei kuormitu työympäristöstä.
Työhyvinvointi ei synny pingispöydästä, vaan toimivista toimitiloista
Jos mennään sieltä, mistä aita on matalin, hankitaan toimitiloihin viherseinä, pingispöytä ja hierontatuoli. Mikään näistä ei ole huono vaihtoehto, mutta jos tila muuten kuormittaa, nämä panostukset toimivat vain laastareina.
Kaiken keskiössä on henkilöstön huomioiva tilasuunnittelu: toimiva pohjaratkaisu, laadukas sisustussuunnittelu sekä ergonomiset kalusteet. Näiden lisäksi – ei päälle liimattuna, vaan oikein suunniteltuna – voi panostaa myös muihin hyvinvointia lisääviin elementteihin.
Se, mitä kannattaa tehdä, on sijoittaa nämä hyvinvointia lisäävät elementit oikeisiin paikkoihin:
- sijoita viherkasvit tai -seinä alueille, joissa kävellään tai vietetään luontevasti aikaa (taukotila, kokoustila, kävelyreitit, sisääntulot)
- käytä kasvillisuutta myös äänimaailman pehmentämiseen, ei pelkästään sisustuselementtinä
- sijoita hierontatuolit ja vastaavat kävelyreiteille, joissa niihin tulee pysähdyttyä luontevasti, mutta huomioi suojaseinäke antamaan yksityisyyttä
- sijoita mahdolliset pelikoneet ja pingispöydät alueille, missä ne eivät kuormita melullaan muita.
Eken toimistotiloihin suunnittelimme viihtyisän taukotilan viherkasvielementein.
Työhyvinvointi ja ergonomia
Olen käsitellyt työhyvinvointia ja ergonomiaa laajemmin ergonomia toimistotyössä -artikkelissani, mutta todettakoon, että työergonomiasta säädetään työturvallisuuslaissa. On työnantajan velvollisuus huolehtia, että työntekijöillä on asianmukaiset työvälineet ja tilat, joissa huomioidaan työn luonne.
Käytännössä tämä tarkoittaa, paitsi ergonomista työpistettä, myös sitä, että tilassa on luontevasti tarjolla erilaisia työskentelyasentoja: istuen, seisten, epämuodollisemmin. Ergonomisesti suunnitellussa toimitilassa kulkureitit ja tilojen sijoittelu kannustavat liikkumaan päivän aikana ilman erillistä muistutusta.
Miksi toimitiloihin kannattaa panostaa työhyvinvoinnin ja tuottavuuden näkökulmasta?
Toimitilaan panostaminen voi tuntua kalliilta menoerältä, kunnes sitä vertaa siihen, millaisia hyötyjä sillä saadaan aikaan. Jo muutaman prosentin parannus tuottavuudessa voi tarkoittaa yritykselle merkittävää taloudellista hyötyä. Siksi toimitiloihin panostaminen ei ole pelkkä kuluerä, vaan investointi. Toimitilojen kustannukset ovat kokonaisbudjeteissa verrattain pieni osuus, jolloin suhteellisen pieni panostus toimitilaan voi tuottaa merkittävää hyötyä, jos se kasvattaa henkilöstön tuottavuutta edes muutamalla prosentilla.
Savills UK:n laajan työntekijätutkimuksen mukaan 65 prosenttia vastaajista nimittäin uskoi, että ihanteellinen toimisto lisäisi heidän tuottavuuttaan. Tämä luku kertoo, että merkittävällä osalla henkilöstöä on käyttämätöntä potentiaalia, joka aiheutuu epäsopivista toimitiloista.
Tuottavuus paranee hyvin suunnitelluilla toimitiloilla: ei sen vuoksi, että työntekijät tekevät enemmän tunteja, vaan siksi että samat tunnit tuottavat enemmän.
Muistilista toimitilan suunnitteluun työhyvinvoinnin ja tuottavuuden näkökulmasta
- Kuuntele henkilöstöä, koska heillä on paras tieto tilan tarpeesta
- Huolehdi ergonomiasta ja mahdollisuudesta tehdä töitä eri tavoin
- Kiinnitä huomiota taukotilojen viihtyvyyteen ja palauttavuuteen
- Minimoi melu- ja keskeytyshäiriöt
Haluatko ymmärtää, miten toimitilanne vaikuttavat työhyvinvointiin ja tuottavuuteen? Varaa maksuton kartoitus – saat selkeän näkemyksen siitä, mitkä muutokset tuovat suurimman hyödyn.