Miten paljon tilaa yritys oikeasti tarvitsee?
Toimitilat ovat monelle yritykselle yksi suurimmista kulueristä heti henkilöstökustannusten jälkeen. Silti tilojen mitoitus jää usein liian vähälle huomiolle: sopimuksia uusitaan muuttuvassa toimintaympäristössä vanhan kaavan mukaan, ja monella yrityksellä on tilaa “varmuuden vuoksi” enemmän kuin tarvitaan. Tuloksena vähällä käytöllä olevia tiloja, jotka aiheuttavat kustannuksia mutta eivät tue liiketoimintaa.
Kuinka paljon tilaa yritys oikeasti tarvitsee? Tähän kysymykseen ei ole yhtä ainoaa vastausta, vaan oikea mitoitus riippuu yrityksen kulttuurista, prosesseista, työtavoista ja tulevaisuuden näkymistä. Tässä blogissa käyn läpi, miten tilatarvetta voidaan arvioida faktoihin perustuen ja millaisia mittareita kannattaa seurata. Lopuksi annan käytännön vinkkejä, joilla voit vähentää turhia kustannuksia.
Miksi tilakysymys on ajankohtainen?
Työn tekemisen tavat ovat murroksessa. Etä- ja hybridityö ovat muuttaneet pysyvästi sitä, kuinka paljon aikaa toimistolla vietetään. Monet yritykset ovat havainneet, että tilat ammottavat puolityhjinä, mutta samaan aikaan neuvotteluhuoneita ei tahdo saada varattua.
Samaan aikaan kustannuspaineet ja vastuullisuustavoitteet pakottavat miettimään, onko jokainen neliö todella tarpeellinen. Ylimitoitettu tila ei ainoastaan sido rahaa, vaan kasvattaa myös energiankulutusta ja hiilijalanjälkeä. Toisaalta alimitoitettu tila voi heikentää työn sujuvuutta ja henkilöstön tyytyväisyyttä.
Tärkeimmät mittarit tilatarpeen arviointiin
Tilatarvetta ei voi arvioida pelkästään laskemalla työntekijöiden määrän ja kertomalla se keskimääräisellä neliömäärällä. Tarvitaan monipuolisempi näkökulma, jossa huomioidaan työn tekemisen mallit ja tilojen todellinen käyttö.
1. Käyttöaste (occupancy rate)
Käyttöaste kertoo, kuinka suuri osa tiloista on todellisuudessa käytössä eri ajankohtina. Esimerkiksi sensorit, kulunvalvonta tai varausjärjestelmät voivat tuottaa dataa siitä, kuinka monta työpistettä ja neuvottelutilaa on kerrallaan käytössä. Käyttöaste paljastaa nopeasti, onko tilaa ylimitoitettu. Käyttöasteen mittaaminen voidaan suorittaa myös “manuaalisesti”.
2. Työntekijöiden työskentelytavat
Kuinka moni tekee etätöitä säännöllisesti? Kuinka usein tiimit kokoontuvat yhteen? Onko toimistolla enemmän tarvetta yhteistyölle vai hiljaiselle keskittymiselle? Näihin kysymyksiin vastaaminen auttaa määrittämään oikeanlaista tilajakaumaa. Usein luotettavan ja kattavan vastauksen saaminen vaatii sekä johdon haastatteluita sekä henkilöstökyselyn toteuttamista.
3. Tilan joustavuus
Joustavat tilaratkaisut, joissa sama tila voi toimia palaverihuoneena, projektityötilana tai hiljaisena työskentelypaikkana, vähentävät tarvetta pitää yllä monenlaisia erikoistiloja. Joustavia malleja voidaan hyödyntää, kun yhteiset pelisäännöt tilojen käytölle on sovittu ja sisäistetty koko organisaatiossa.
4. Neliöt per työntekijä
Perinteinen mittari, joka kertoo tilamäärän henkilöä kohden. Suomessa toimistotiloissa puhutaan usein 10–20 neliöstä työntekijää kohti. Tämä luku antaa karkean suunnan, mutta yksinään se voi johtaa harhaan, jos työn luonne ei vaadi jatkuvaa läsnäoloa. Teholuvut nykyaikaisessa hybridityössä voivat olla jopa luokkaa 7 neliömetriä per työntekijä, jos organisaatiossa tehdään paljon etätöitä ja toimiston rakenne mahdollistaa optimoidun tilankäytön.
Alikäytön tunnistaminen ja välttäminen
Alikäyttö on yleisin ongelma yritysten tiloissa. Tyypillisiä merkkejä ovat:
Neuvotteluhuoneet, jotka ovat varattuja mutta tyhjillään.
Työpisteet, joita kukaan ei käytä, koska ne sijaitsevat “väärässä” paikassa.
Tilaratkaisut, jotka eivät tue työn tekemisen tapaa (esim. avokonttori, jossa kaikki puhuvat Teams-palavereita).
Alikäyttöä voidaan ehkäistä kahdella tavalla:
Data: seuraa käyttöastetta ja analysoi varausjärjestelmien tietoja.
Kokemus: kysy henkilöstöltä, mitkä tilat toimivat ja mitkä eivät. Käyttäjäkokemus kertoo usein enemmän kuin pelkkä tilasto.
Käytännön laskentamalli
Yksinkertainen tapa arvioida tilatarvetta on seuraava:
Laske henkilöstön yhtäaikainen maksimiläsnäolo (esim. 70 % koko henkilöstöstä).
Lisää turvamarginaali (esim. 10 %).
Arvioi tilatarpeet tilatyypeittäin:
Yksilötyöpisteet
Tiimityötilat
Neuvotteluhuoneet eri kokoisille ryhmille
Hiljaiset tilat ja vetäytymistilat
Yhteiset tilat (kahviot, lounge, varastot)
Vertaa tulosta nykyiseen tilankäyttöön ja käyttöasteeseen.
Tämä yksinkertainen laskenta paljastaa, onko nykyinen toimisto ylimitoitettu vai voisiko jopa olla tarvetta lisäneliöille.
Strateginen näkökulma: tila kilpailuetuna
Toimitilat eivät ole pelkkä kustannus, vaan ne voivat olla merkittävä kilpailutekijä. Hyvin suunnitellut ja oikein mitoitetut tilat tukevat:
Työnantajabrändiä: tila heijastaa yrityksen arvoja ja kulttuuria.
Yhteistyötä ja innovaatioita: oikeanlaiset tilat rohkaisevat kohtaamisiin.
Tehokkuutta: kun tilat tukevat työntekoa, turha kitka vähenee.
Vastuullisuutta: pienempi, oikein käytetty tila vähentää energiankulutusta ja ympäristövaikutuksia.
Ylimitoitettu tila taas sitoo pääomaa ja vähentää joustavuutta. Moni yritys onkin siirtynyt kohti joustavia ratkaisuja, kuten coworking-tilojen hyödyntämistä, lyhyempiä vuokrasopimuksia ja monikäyttöisiä tiloja.
Mitä muuta huomioida tilatarvetta arvioidessa
Kasvunäkymät: tilatarve kannattaa mitoittaa myös tulevaisuutta silmällä pitäen. Onko yrityksellä odotettavissa voimakasta kasvua vai pysyykö henkilöstömäärä ennallaan?
Teknologian vaikutus: osa kohtaamisista tapahtuu jatkossakin digitaalisesti, jolloin fyysistä tilaa tarvitaan vähemmän.
Sijainti ja saavutettavuus: vähemmän tilaa paremmalla sijainnilla voi olla sekä kustannustehokas että houkutteleva ratkaisu työntekijöille.
Kestävyys: pienempi tilantarve vähentää hiilijalanjälkeä ja energiakustannuksia, mikä tukee vastuullisuustavoitteita.
Konkreettisia vinkkejä tilatarpeen määrittelyyn
Aloita mittaamisesta. Käytä sensoreita, varausjärjestelmiä ja työntekijäkyselyjä, jotta saat kokonaiskuvan tilojen käytöstä.
Testaa pienempiä ratkaisuja. Voit kokeilla esimerkiksi jaettuja tiloja tai coworking-palveluita ennen pitkän vuokrasopimuksen tekemistä.
Pilotoi uusia konsepteja. Tee pop-up -ratkaisuja ja kokeile, miten ne toimivat käytännössä.
Muista, että tilatarve ei ole pysyvä. Se on jatkuva prosessi, joka vaatii seurantaa ja mukautumista muuttuvaan työelämään.
Yhteenveto
Oikean tilamäärän löytäminen ei ole vain neliöiden laskemista, vaan ennen kaikkea työnteon kulttuurin, kustannusten ja tavoitteiden tasapainottamista. Yritys, joka hallitsee tilansa tehokkaasti, saa kilpailuetua – se on ketterämpi, kustannustehokkaampi ja houkuttelevampi työnantaja.
Ennen seuraavaa toimitilapäätöstä kysy itseltäsi:
Kuinka moni työntekijä todella on toimistolla yhtä aikaa?
Mitä tiloja käytetään eniten – ja mitkä jäävät tyhjiksi?
Voisiko sama tila palvella useampaa tarkoitusta?
Tarvitsemmeko enemmän neliöitä vai parempaa suunnittelua?
Onko tilaratkaisu joustava myös tulevaisuuden muutoksia varten?
Kun näihin kysymyksiin löytyy selkeät vastaukset, on huomattavasti helpompaa määrittää, miten paljon tilaa yritys oikeasti tarvitsee.
Haluatko varmistaa, että yrityksesi tilaratkaisut ovat aidosti tarpeeseen sopivat ja kustannustehokkaat? Mavenin asiantuntijat auttavat arvioimaan nykyisen tilankäytön, määrittämään todellisen tarpeen ja suunnittelemaan joustavan ratkaisun tulevaisuutta varten. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan juuri sinun yrityksellesi parhaiten toimiva kokonaisuus.
